FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » News » Een veilige terugkeer naar kantoor

Een veilige terugkeer naar kantoor



Met de versoepeling van de quarantainemaatregelen tegen de verspreiding van COVID-19 is het absoluut noodzakelijk dat de bezetting en reiniging van werkruimten anders worden georganiseerd om werknemers weer naar kantoor te kunnen laten komen. Voor het beheer, de controle en de beveiliging van gedeelde werkruimten ontwikkelde Procos Group de nieuwe app Safe@Work met verschillende functionaliteiten.

Werking
De Facility Manager bepaalt de toegang tot de gedeelde kantoren volgens de regels voor social distancing. De werknemers kunnen op hun smartphone een werkpost reserveren voor een hele of een halve dag. De app keurt de reservatie goed naargelang de beschikbaarheden. Achteraf krijgt het schoonmaakteam instructies om de gebruikte werkposten te desinfecteren. Op basis van de gegevens die dagelijks worden verzameld over de circulatie en de bezetting op elke verdieping in elk gebouw kan de HSE-verantwoordelijke (Hygiene-Safety-Environment) van het bedrijf de goede werking en de naleving van de gezondheidsmaatregelen in het oog houden.

Bescherming van de gezondheid
Het is van cruciaal belang om de werkposten na ieder gebruik te desinfecteren. De controle gebeurt door middel van QR-codes. Wanneer een gebruiker een werkpost heeft gereserveerd, moet die bij aankomst de QR-code van de werkpost scannen via de app. De app bevestigt dan enerzijds of de gebruiker wel degelijk deze werkpost heeft gereserveerd en anderzijds of de werkpost werd gereinigd. In de app geeft het interactieve kantoorplan duidelijk aan welke werkposten die dag gebruikt zijn. Zo weet het schoonmaakteam precies waar het moet zijn. Nadat de onderhoudsmedewerker een werkpost heeft gereinigd, scant die de QR-code van de werkpost. In het systeem wordt vervolgens aangegeven dat de werkpost klaar is voor een nieuwe gebruiker.
Betrouwbaarder is het gebruik van een sensor onder de tafel van iedere werkpost om in real time de bezetting van een werkpost aan te geven. Zo’n systeem geeft ook meer zekerheid over de lijst van de werkposten die moeten worden gereinigd. Bovendien kunnen dergelijke sensoren heel snel worden geïnstalleerd, want er zijn geen elektriciteitskabels nodig. In één dag kunnen wel honderden sensoren worden geplaatst. Door de krachten te bundelen met Lotta, kan Procos de sensoren te huur aanbieden (as a service).

Aan de slag
Om zo'n systeem te installeren, heeft Procos twee dingen nodig: de plannen met de indeling van de werkposten in een .dwd-, .rvt- of pdf-formaat en de lijst met e-mailadressen van de gebruikers. Gebruikers krijgen pas toegang tot de app nadat ze via mail goedgekeurd zijn. En aangezien de toegang tot Safe@Work via internet gebeurt, hoeven zij helemaal niets te downloaden. De opdracht van Procos kan bestaan in het toezien op en het opstellen van regelmatige rapporten waarin de resultaten uitvoerig worden beschreven en op basis waarvan het gezondheidsbeheer van de werkruimten kan worden bijgesteld.

Procos heeft een grondige kennis van het ontwerp, de indeling en het beheer van werkruimten, en meer in het algemeen van het beheer van gebouwen en facilities met de software Archibus. Het bedrijf adviseert en begeleidt ook grote bedrijven en overheidsbesturen bij de invoering van dergelijke procedures en systemen. Procos werd meer dan 25 jaar geleden opgericht in België, maar breidde zijn activiteiten intussen uit naar Nederland en Portugal.


De werking van de app Safe@Work wordt heel duidelijk aan de hand van afbeeldingen uitgelegd op de informatieve website www.safe-at-work.eu. Je vindt er ook een lijst met FAQ voor meer uitleg over specifieke punten met betrekking tot de praktische werking.
Didier Van Den Eynde
08-05-2020