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Sécuriser le retour au bureau



Avec l’assouplissement des mesures de confinement prises pour limiter la propagation du COVID-19, le retour au bureau nécessite la mise en place d’une organisation modifiée pour l’occupation des espaces de travail et leur nettoyage. Pour gérer, contrôler et sécuriser les espaces de travail partagés, Procos Group lance Safe @ Work, une nouvelle application aux fonctionnalités multiples.

Fonctionnement
Le Facility Manager définit l’accès aux bureaux partagés sur base des règles de distanciation sociale. Les employés peuvent réserver un poste de travail via leur smartphone, pour un jour ou une demi-journée. L’application valide la réservation en fonction des disponibilités. Par la suite, l’équipe de nettoyage reçoit des instructions pour la désinfection des postes de travail qui ont été occupés.
Sur base des informations recueillies quotidiennement concernant la circulation et occupation à chaque étage, dans chaque bâtiment, le responsable HSE (Hygiène-Sécurité-Environnement) de l’entreprise peut veiller au bon fonctionnement et respect des mesures sanitaires prises.

Sécurité sanitaire
La désinfection d’un poste de travail après chaque usage est déterminante. La vérification de cela s’effectue par l’usage de QR codes. Lorsqu’un utilisateur a réservé un poste de travail, à son arrivée sur place, il doit scanner le QR Code de cet emplacement via l’application. L’application lui confirme alors primo, si c’est bien l’emplacement qu’il a réservé, secundo si le poste de travail a bien été désinfecté.
Le plan interactif des bureaux disponible via l’application indique clairement quels postes de travail ont été utilisés au cours de la journée. Ainsi, l’équipe de nettoyage sait exactement où elle doit intervenir. Après avoir nettoyé un poste de travail, la personne scanne le QR code de cet emplacement et, dans le système, cette place est alors indiquée comme prête pour le prochain utilisateur.
Le placement et utilisation d’un capteur en-dessous de la table de chaque poste travail est plus fiable pour indiquer - en temps réel - l’occupation d’un poste de travail et avec certitude la liste des postes de travail à désinfecter. La pose de tels capteurs est très aisée. Elle ne nécessite aucun câblage électrique. Des centaines de capteurs peuvent être installés en un jour. Grâce à un partenariat avec l'entreprise hollandais Iotta, Procos peut fournir des capteurs en location (as a service).

Mise en route
Pour la mise en place de ce système, Procos doit disposer de deux éléments. D’une part, les plans détaillant l’implantation des postes de travail, au format .dwd, .rvt ou un PDF, et d’autre part la liste des adresses email des utilisateurs. L’accès à l’application ne sera autorisé qu’après validation de l’utilisateur par email. Safe @ work est un programme auquel on accède par internet. Il ne nécessite pas de télécharger une application.
La mission de Procos peut inclure la surveillance et établissement de rapports réguliers détaillant les résultats et permettant d’affiner la gestion sanitaire des espaces de travail.

Procos à une connaissance approfondie tant de la conception et aménagements d’espaces de travail que de leur gestion. Et de manière plus générale la gestion des bâtiments et facilities via le logiciel Archibus. L’entreprise est à même de conseiller et accompagner de grandes entreprises et administrations publiques à la mise en place de ces procédures et systèmes.
Fondée, il y a plus de 25 ans en Belgique, Procos a aujourd’hui développé ses activités également aux Pays-Bas et au Portugal.


L’explication illustrée du fonctionnement de l’application Safe @ Work est très bien décrite sur le site d’information www.safe-at-work.eu Une liste de FAQ y est publiée. Elle est très éclairante quant à des points de fonctionnement pratique très précis.
Didier Van Den Eynde
08-05-2020