Profacility - Workplace : Design, Build & Operate
Workplace Projects > Offices
| FR | NL
image (0)
image (1)
image (2)
image (3)
image (4)
image (5)
image (6)
image (7)
image (8)
image (9)
image (10)

ALD


“Niet alleen een verhuizing maar een radicale verandering”
De verhuizing naar de nieuwe kantoren benutten om de organisatie om te schakelen naar ‘het nieuwe werken’, dat was de ambitie van ALD Automotive. Het bedrijf dat gespecialiseerd is in mobiliteitsoplossingen, deed een beroep op Global om deze verandering te begeleiden en de nieuwe werkruimten te ontwerpen.

Na 32 jaar eigenaar te zijn geweest, besloot ALD Automotive, een toonaangevende onderneming in operationele leasing, fleet management en mobiliteitsoplossingen, om haar nieuwe kantoren in Evere, tegenover de NAVO, als huurder te gaan betrekken. Na achttien maanden voorbereidingstijd verhuisde het bedrijf in december 2018. “We wilden ons vestigen in een internationale en professionelere omgeving die beter past bij ons imago en bij ons aanbod mobiliteitsdiensten”, aldus Office Manager Pascale Huppertz.

Weg met die hokjes, zowel letterlijk als figuurlijk
Na een stay/move-analyse koos het bedrijf voor Global om te helpen met de keuze van de kantoren, het ontwerp van de ruimten en de begeleiding van een radicale omschakeling naar de NWOW. “Ons hoofddoel was om de scheidingswanden tussen de afdelingen weg te nemen en de interactie, uitwisseling en samenwerking te verbeteren. We hebben eerst workshops georganiseerd om te luisteren naar de vragen en behoeften. Daarna hebben we een selectie gemaakt van wat haalbaar was. Deze stap is absoluut noodzakelijk om natuurlijke weerstand weg te werken. We hebben op iedere afdeling ook ‘change ambassadors’ aangeduid. Verder konden we rekenen op de volledige betrokkenheid van de directie, wat een positieve impact had op het welzijn op het werk tijdens de uitrol van het project en waardoor er snel beslissingen konden worden genomen.”
Maar het grote voordeel van de verhuizing is dat ALD van deze gelegenheid - die zich toch wel zelden voordoet in het leven van een onderneming - gebruik heeft gemaakt om meer te doen dan alleen maar verhuizen: de organisatie werd radicaal veranderd. En in dat kader geeft Pascale Huppertz drie tips: “Zorg altijd dat de verandering wordt begeleid om van de NWOW echt een succes te maken. Vermijdt dat veel tijd en energie verloren gaat door trial-and-error, tot de goede gewoonten spontaan worden aangenomen. Luister naar de medewerkers op alle niveaus. Ga op bezoek bij andere bedrijven, hoe groot of klein ook, en laat je inspireren.”

De klant uitdagen
Interieurarchitect Patrice Delleuze, verantwoordelijk voor het ALD-project bij Global: “Tijdens de aanbestedingsprocedure kregen we een lastenboek met pittige doelstellingen op het vlak van planning, budget en de wens tot overschakeling op de NWOW, in combinatie met een vraag naar paperless en flexdesk oplossingen. De klant wilde dus duidelijk verandering, maar wij hebben ze ondanks hun eisenpakket nog meer willen uitdagen. Neem bijvoorbeeld de manier waarop we de behoeften op het vlak van werkposten hebben aangepakt. Voor 250 medewerkers voorzag ALD in 250 werkplekken. Wij hebben iets anders voorgesteld: vier verschillende ergonomische varianten (benches, sta-bureaus, werkstoelen met tafelblad en kantoren om je af te zonderen) die samen inderdaad 250 plaatsen bieden maar die niet allemaal identiek zijn. Daarbij komt nog een zeer groot aanbod vergaderzalen.”

Veranderen zonder af te wachten
Volgens de ervaring van Global is het in dergelijke situaties belangrijk om direct al in de verhuisfase over te schakelen op de nieuwe NWOW-organisatie, zonder eerst af te wachten. Doel: het onmiddellijk en spontaan opnemen van de gewoonte om je werkplek te kiezen in functie van je momentele activiteit. “Zo vermijd je dat de medewerkers er een gewoonte van maken om iedere dag weer aan dezelfde werkplek - één van de 250 gelijkaardige - plaats te nemen. Dit zou alleen maar tot spanning of twijfel leiden telkens als er een nieuwe collega bijkomt”, licht Patrice Delleuze toe.

De echte functie van een open space
De vele vergaderzalen laten toe om de open space de echte functie terug te geven, namelijk een ruimte waar je geconcentreerd kunt werken! Bij ALD moeten (telefoon)gesprekken van meer dan twee minuten daarom in een van de vergaderzalen gebeuren. Ze zijn altijd dichtbij gelegen, talrijk en gevarieerd in uitvoering. De ergonomie van de vergaderzalen is verschillend: hoge krukken voor korte, dynamische gesprekken of comfortabele stoelen en zetels voor langere vergadersessies.
“Wat de werkplekken betreft, heeft iedere afdeling uit de vier verschillende ergonomische versies bepaald welke mix van kantoormeubilair ze de voorkeur gaven”, aldus Patrice Delleuze. “De omvang van de open spaces, die we ‘home bases’ noemen, is beperkt tot maximaal twintig personen. Op iedere afdeling zijn er één, twee of drie home bases, maar de medewerkers mogen gerust plaatsnemen in de home base van een andere dienst als ze een type werkpost nodig hebben dat op hun eigen afdeling niet meer vrij is.”

Originele oplossing voor de directieWe hebben ALD een oplossing aangeraden die we al meermaals met succes hebben geïmplementeerd: de zes directeurs beschikken elk over een individueel kantoor dat een extra vergaderzaal wordt waar iedereen gebruik van kan maken telkens als de betrokken directeur afwezig is (wat door de aard van de functie vaak het geval is). En de persoonlijke of vertrouwelijke documenten vormen niet langer een struikelblok in een bedrijf waar 14 kasten voortaan volstaan voor 250 mensen...”

Vraag naar inspiratie
“ALD vroeg naar begeleiding en inspiratie. Maar we hebben hen gewezen op mogelijkheden waarvan ze geen idee hadden en waardoor ze nog een stap verder konden gaan. Dat heeft voor een deel ons succes bepaald in deze aanbesteding waaraan elf toonaangevende design & build bureaus hebben deelgenomen”, besluit Patrice Delleuze.

Fotos: Marc Detiffe
 



Last update: 02/09/2019 13:52:27