Profacility - Workplace : Design, Build & Operate
Workplace Projects > Offices
| FR | NL
image (0)
L’accès au bâtiment Herman Teirlinck est conçu comme une vaste rue : diverses fonctions accessibles au public sont regroupées autour de la rue intérieure, comme le restaurant.
image (1)
Le nouveau centre administratif des pouvoirs publics flamands est implanté sur le site de Tour & Taxis, un district en pleine transformation et évolution, situé à proximité de ce qui deviendra l’un des plus grands parcs de Bruxelles
image (2)
image (3)
Xavier Suykens & Trees Verhoogen
image (4)
Au centre de la rue intérieure, deux grands escaliers mènent vers le centre de réunion du premier étage.
image (5)
L’utilisation multifonctionnelle de tous les locaux et de toutes les zones avec un accent sur la flexibilité maximale et axés sur l’avenir fut une exigence.
image (6)
Le groupe des postes de travail individuels comprend des îlots ouverts, des postes combinés debout/assis, des postes de travail protégés, des postes d’accueil, des cockpits de concentration, des bureaux de management et des postes flexibles.
image (7)
Le groupe des postes de travail individuels comprend des îlots ouverts, des postes combinés debout/assis, des postes de travail protégés, des postes d’accueil, des cockpits de concentration, des bureaux de management et des postes flexibles.
image (8)
Le bâtiment dispose d’un petit et d’un grand auditorium, pouvant accueillir respectivement 100 et 250 personnes.
image (9)
L’accès au bâtiment Herman Teirlinck est conçu comme une vaste rue : diverses fonctions accessibles au public sont regroupées autour de la rue intérieure, comme le restaurant.

HERMAN TEIRLINCK


Fleuron des pouvoirs publics flamands
L’emménagement dans l’immeuble de bureaux Herman Teirlinck situé sur le site de Tour & Taxis a démarré à la mi-août. Ce projet de nouvelle construction s’est en grande partie déroulé parallèlement au projet de rénovation en profondeur du bâtiment Hendrik Conscience. Au total, plus de 4 000 collaborateurs des autorités flamandes ont intégré quasi simultanément un nouvel environnement de travail. Pour les deux projets, la « durabilité » et le déploiement systématique du « Nouveau Travail » tel que défini par les pouvoirs publics flamands sont en tête des priorités.

Les contrats de location pour les bâtiments Boudewijn et Phoenix arrivent à peu près à échéance en même temps (fin octobre 2017 pour Phoenix et début janvier 2018 pour Boudewijn). La quête d’un nouvel hébergement qui devait répondre aux exigences actuelles en termes de prestation énergétique et de climat intérieur a débouché sur un projet de déménagement et de nouvelle construction.

Le bâtiment Herman Teirlinck baptisé à l’origine « Meander » a pu largement être adapté aux souhaits des autorités flamandes, mais est loué pour une durée contractuelle de 18 ans. Le montant annuel de la location atteint 8,8 millions €. C’est moins que le montant actuellement versé pour Boudewijn et Phoenix (respectivement 8,3 et 4,2 millions €). En plus de l’épargne locative, ceci présente de nombreux avantages en termes de synergie, d’économie d’échelle et de qualité résultant de la concentration des services publics flamands. Ceci vaut pour le catering, le nettoyage, la gestion et l’entretien.

Le bâtiment Herman Teirlinck est un concept de Neutelings Riedijk Architects de Rotterdam. Le chantier a débuté en avril 2015. Il s’agit d’un bâtiment passif selon la norme en vigueur en Région bruxelloise. Herman Teirlinck réunit les collaborateurs des Bâtiments Boudewijn, Phoenix ainsi que le VMSW (Vlaamse Maatschappij voor Sociale Wonen) de la rue des Colonies et l’INBO (Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek) de la rue de la Clinique à Anderlecht. Au total, cela concerne plus de 2 500 collaborateurs.
« La capacité du nouveau bâtiment est d’environ 2 600 personnes », explique Trees Verhoogen, ingénieur architecte et chef de projet étude & coordination, Division Projets de construction auprès des pouvoirs publics flamands. « Il abrite 1 740 postes de travail aménagés selon la norme d’occupation actuelle ». Soit 12,5 m2/ETPc (Équivalent Temps Plein corrigé = le nombre de têtes multiplié par le taux de présence selon le contrat de travail multiplié par le taux de présence selon le profil de la fonction, fois 80 % comptés pour maladie/vacances/télétravail). Pour Herman Teirlinck, ceci donne un rapport ETPc/tête de 65 %.

Multifonctionnel et flexible
« Nous avons rédigé des notes conceptuelles indiquant la manière dont nous voulions travailler », précise Trees Verhoogen pour expliquer le chemin parcouru. « Le bureau d’architectes devait ensuite se mettre au travail pour établir un plan d’exécution. » L’architecte Xavier Suykens, consultant pour le Nouveau Travail auprès de l’Agence de Gestion Facilitaire : « Le Nouveau Travail a été systématiquement déployé au cours de ces dernières années par les autorités flamandes. Les gens y sont donc déjà habitués en partie. Le concept de fonctionnement avait déjà été défini précisément pour le bâtiment Hendrik Conscience, mais Herman Teirlinck est le premier bâtiment où le concept peut être implémenté totalement en partant de zéro. »
Pour les pouvoirs publics flamands, le Nouveau Travail comprend notamment le travail basé sur le résultat, la suppression de la pointeuse, un service performant, l’utilisation efficace des moyens, la recherche de talents, l’équilibre travail/privé… Leur ambition est d’abriter, d’ici à 2020, toutes les entités en respectant les principes du Nouveau Travail.

Pour l’aménagement du bâtiment Herman Teirlinck, l’activity based working constituait une priorité. Divers groupes de travail, avec des représentants de toutes les entités à déménager, se sont penchées sur « bricks, behavior & bytes ». Xavier Suykens : « Nous avons d’abord déterminé un rapport entre les postes de travail ouverts et fermés afin de générer un plan type pour les étages. Les utilisateurs ont eu leur mot à dire sur l’aménagement des espaces clos et le type de postes de travail individuels et de postes collaboratifs dans l’espace ouvert. L’utilisation multifonctionnelle de tous les locaux et de toutes les zones avec un accent sur la flexibilité maximale et axés sur l’avenir fut une exigence. »

Le travail en mouvement
Trois grands types de blocs ont été décrits pour l’environnement de travail : les postes de travail individuels, les postes permettant la collaboration et les facilités de support.
Le groupe des postes de travail individuels comprend des îlots ouverts, des postes combinés debout/assis, des postes de travail protégés, des postes d’accueil, des cockpits de concentration, des bureaux de management et des postes flexibles.
Une primeur pour Herman Teirlinck : 20 à 30 % des postes de travail permettent le travail debout. « Dans d’autres bâtiments, nous avons déjà installé ça et là des postes assis/debout », commente Xavier Suykens. « Ceux-ci sont vraiment utilisés et très demandés. Le réglage en hauteur électrique permet de passer facilement du travail debout au travail assis. Les prochaines années, nous installerons jusqu’à 20 % de postes de travail debout dans tous nos bâtiments et définirons ainsi un exemple visant à combattre le comportement sédentaire considéré aujourd’hui comme un risque professionnel. »
Dans le cas des postes permettant la collaboration, une distinction est opérée entre les intake cockpits, les team cockpits, les salles de réunion, les espaces de brainstorming, les zones de détente, les lieux de concertation informelle. En ce qui concerne ces derniers, les coins café jouent un rôle important avec leur atmosphère « comme à la maison ». Il s’agit de véritables lieux de rencontre multi-usages.
On trouve moins de locaux de service (copy corners) en vue de stimuler le mouvement. Avec le « follow me printing », ceci ne pose pas de problème. L’utilisateur peut, avec son badge personnel, imprimer sur n’importe quelle imprimante multifonctionnelle du bâtiment. Les locaux de service tombent sous la catégorie « facilités de support » dont font aussi partie l’archivage dynamique, les espaces de réception ou d’attente, les casiers et les corbeilles à courrier.

Support ICT
Tous les collaborateurs disposent d’un PC portable avec Microsoft Office 365, ont accès au SharePoint pour le partage de documents et juste avant le déménagement, Skype for Business a été adopté en tant que solution pour une communication unifiée. Le trafic téléphonique passe donc par le laptop (VoIP) qui est équipé pour la cause d’un casque. La plupart des collaborateurs disposent aussi d’un smartphone. « Chaque poste de travail est équipé d’une seule connexion réseau fixe mais nous jouons principalement la carte de la connexion sans fil via WiFi », indique Trees Verhoogen. « Le WiFi est déployé sur toute la superficie et la capacité est quadruplée par rapport à ce que nous avions dans le Bâtiment Boudewijn. Il y a aussi une couverture totale dans le bâtiment pour les réseaux téléphoniques mobiles. » En fonction de la division, on peut opter pour des accessoires périphériques comme des écrans, sur pied ou non, des claviers, etc. Ceux-ci sont achetés par le biais de contrats-cadres.

Espace semi-public
L’accès au bâtiment Herman Teirlinck est conçu comme une vaste rue, inspirée de l’imposant Entrepôt Royal (construit en 1904 – 1906) sur le site de Tour & Taxis. Diverses fonctions accessibles au public sont regroupées autour de la rue intérieure, comme le restaurant, l’espace polyvalent et le grand auditorium. Il y a aussi deux jardins internes et au centre de la rue intérieure, deux grands escaliers mènent vers le centre de réunion du premier étage.
À l’étage réservé aux réunions et aux étages de bureaux, toutes les salles de réunion ont été équipées d’un système de gestion pour la réservation. Il est possible de réserver via Facilipunt, le FMIS de la société facilitaire accessible aux collaborateurs à partir de n’importe quel appareil. Les réservations sont visibles sur le display des salles de réunion. Celles-ci ont une capacité qui varie de 4 à 40 personnes. Par ailleurs, citons encore les espaces VIP, les salles de cours, les zones de brainstorming, un petit et un grand (100 et 250 personnes) auditorium. Un équipement audiovisuel adapté est toujours associé à la capacité de l’espace.
Au-dessus de l’étage de réunion, on trouve les étages de bureaux. Ils serpentent autour de deux jardins intérieurs aménagés aux 2e et 3e étages. Le premier est conçu comme un verger avec des bancs de pique-nique facilitant la collaboration. Le deuxième est un jardin totalement vert situé à côté de la bibliothèque. Une terrasse de toit est également mise à disposition au 6e étage.
Chaque étage de bureau dispose de ses propres facilités de réunion d’une capacité de 12 personnes maximum. « Nous avons réalisé un bon mix de salles de réunion avec, également, des espaces plus petits pour 3 à 4 personnes, car il existe une forte demande à ce niveau », commente Trees Verhoogen. « Réserver des salles de réunion de moins de 6 personnes n’est pas possible ici car le but est surtout que les collègues puissent s’isoler rapidement dans un espace disponible pour ne pas déranger les autres. »
« En ce qui concerne le catering, notre concept a lui aussi constamment évolué », affirme Trees Verhoogen. « Étant donné le grand nombre de collaborateurs, une circulation rapide était importante. En dehors d’un buffet pour les plats du jour, les pâtes et les grillades, une zone free flow est également prévue pour notamment des légumes froids et chauds, de la soupe, des desserts et des plats froids. Le concept en gestion propre vise en outre à éviter les gaspillages alimentaires. Outre le restaurant pour le lunch, un bar à sandwichs est ouvert toute la journée avec des snacks chauds. Le jardin intérieur adjacent aménagé en terrasse constitue un “plus” agréable en termes de ressenti. »

Durabilité consciente
Le principe « DRA » (Déménager, Recycler et Acheter neuf) est désormais bien intégré au sein des autorités flamandes. Il a été appliqué à nouveau aussi bien pour Herman Teirlinck que pour Hendrik Conscience.
Auparavant, tous les éléments d’aménagement existants ont été inventoriés et évalués pour les classer en 3 catégories : ce qui est encore suffisamment bon pour être déménagé et donc utilisé, ce qui nécessite une remise en état et ce qui doit être remplacé par du neuf car en trop mauvais état.
Trees Verhoogen : « Pour l’achat de nouveau mobilier, nous travaillons avec des contrats-cadres et cherchons des entreprises attentives à l’économie circulaire. Tant pour les éléments neufs que pour ceux à recycler, nous faisons attention aux labels écologiques dans le choix du textile. »

Réduire la consommation de papier est une autre mesure favorisant l’entreprenariat durable. Les pouvoirs publics flamands ont fixé une norme d’archivage qui autorise 5 mètres courants au maximum d’espace de stockage par ETP, dont 3 dynamiques et 2 semi-statiques (bâtiment à noyau central ou sous-sol). « Un projet de déménagement tel que celui-ci est idéal pour appliquer strictement cette norme et réfléchir sur l’archivage », remarque Trees Verhoogen. « Chaque entité doit archiver de manière uniforme et contribuer à la gestion et à l’utilisation efficaces de nos archives centralisées à Vilvorde. »

Périodes d’accueil
Il est évident qu’un projet de déménagement de cette ampleur s’accompagne d’une large communication vis-à-vis des collaborateurs, tant globalement qu’au niveau des entités. Dans ce but, un groupe de travail a été créé à un stade précoce. Des visites du site sont organisées, des sessions d’information mises sur pied ainsi qu’un site web spécifique avec la possibilité de questions directes à l’équipe de projet. Certaines de ces questions ont été reprises dans la rubrique FAQ. Un rôle important a également été réservé à l’équipe d’ambassadeurs baptisée « La bande à Herman ».
Dès le début de l’emménagement, des périodes d’accueil ont été prévues en collaboration avec les RH et ceci au rythme des entités qui emménagent. Elles consistent en une promenade avec petit-déjeuner et un mode d’emploi pour le nouveau travail à Herman Teirlinck. Et maintenant ? Xavier Suykens : « Le nouveau travail est une mission permanente. Nous lui avons même consacré un site web spécifique avec, notamment, un catalogue de postes de travail, un certain nombre de bonnes pratiques et la possibilité d’échanger les expériences. Mais surtout, nous réfléchissons au prochain projet d’hébergement, un projet ambitieux qui doit être achevé en 2013 ! »


Mobilité
Tant le bâtiment Boudewijn que le Phoenix se situaient à faible distance de la gare de Bruxelles Nord. Ceci vaut aussi pour Herman Teirlinck, mais en raison de certaines critiques sur la distance quand même plus longue, les pouvoirs publics flamands se sont inscrits au service de navettes du site Tour & Taxis. Autre option proposée : le parking pour vélos à la gare avec une centaine de places. Celui qui le souhaite peut donc effectuer le trajet entre Herman Teirlinck et la gare en vélo et le ranger en toute sécurité avant de poursuivre sa route en train. À peine un peu plus de 300 places de parking pour voiture sont prévues dont la moitié sont réservées aux véhicules de service. Dans le cadre du passage aux véhicules électriques, 32 bornes sont disponibles pour une recharge semi-rapide.

Texte : Eduard Coddé
Photo : © Marc Detiffe

 

Partenaires et fournisseurs ayant participé au projet

Le nouveau centre administratif des pouvoirs publics flamands est implanté sur le site de Tour & Taxis, un district en pleine transformation et évolution, situé à proximité de ce qui deviendra l’un des plus grands parcs de Bruxelles


Xavier Suykens & Trees Verhoogen
Au centre de la rue intérieure, deux grands escaliers mènent vers le centre de réunion du premier étage.
L’utilisation multifonctionnelle de tous les locaux et de toutes les zones avec un accent sur la flexibilité maximale et axés sur l’avenir fut une exigence.
Le groupe des postes de travail individuels comprend des îlots ouverts, des postes combinés debout/assis, des postes de travail protégés, des postes d’accueil, des cockpits de concentration, des bureaux de management et des postes flexibles.
Le groupe des postes de travail individuels comprend des îlots ouverts, des postes combinés debout/assis, des postes de travail protégés, des postes d’accueil, des cockpits de concentration, des bureaux de management et des postes flexibles.
Le bâtiment dispose d’un petit et d’un grand auditorium, pouvant accueillir respectivement 100 et 250 personnes.




Last update: 07/12/2017 17:54:14