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Le grand hall d’entrée froid a été transformé en un espace utilisable par tout le monde.
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MSF souhaitait un bureau open space plus moderne, pas un open space conventionnel.
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Le choix des matériaux, les couleurs… tout a été mis en œuvre pour que les gens se sentent autant que possible « comme à la maison ».
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Le hall est désormais le cœur battant du bâtiment et canalise le trafic et la communication dans l’immeuble.
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Le grand hall d’entrée froid a été transformé en un espace utilisable par tout le monde.

MSF


Diffuser son identité propre via le design

Quelque 300 personnes travaillent au siège de Médecins Sans Frontières (MSF) à Bruxelles. Si le bâtiment apparaît régulièrement à la télévision, il n’est pas si fréquent de pouvoir y jeter un œil en coulisses. Roland Raaijmakers, Facility & Property Manager, décortique pour nous la philosophie à la base du nouveau siège bruxellois.

Le précédent bâtiment de Jette devenant trop petit, MSF s’est mis en quête d’un nouvel immeuble capable de répondre aux besoins actuels. Ce bâtiment d’Ixelles satisfaisait à toutes les exigences. MSF a réalisé une analyse poussée des besoins par le biais d’entrevues approfondies avec les membres du personnel. MSF n’emploie pas un personnel de bureau typique et devait par conséquent tenir compte de besoins très spécifiques. L’organisation non-gouvernementale possède clairement sa propre identité.

MSF a choisi CBRE comme partenaire pour l’aménagement du nouvel immeuble de bureaux. La gestion du projet s’est déroulée en collaboration très étroite. Là aussi, une analyse a d’abord été effectuée. Comment MSF allait-il utiliser le bâtiment ? Quelles sont les divisions qui collaborent le plus étroitement et doivent par conséquent se trouver à proximité les unes des autres ? Un grand nombre de questions étaient sur la table. L’équipe de projet de MSF et de CBRE a parlé avec des représentants de chaque division et avec les directeurs. Ensuite, le concept a été déterminé et les plans dessinés. Il y a eu trois étapes essentielles : la conception, les plans et les particularités. Ensuite, les travaux proprement dits ont pu commencer. Ils ont pris un peu de temps mais cela en valait la peine. Le choix des matériaux, les couleurs… tout a été mis en œuvre pour que les collaborateurs se sentent autant que faire se peut « comme chez eux ».

Quelle est la fonction de ce bâtiment au sein de MSF ?
« Il s’agit d’un des centres opérationnels de l’organisation. Nous possédons des bureaux dans différents pays. Certains s’occupent surtout de la collecte de fonds et du recrutement et jouent évidemment un rôle crucial dans le soutien de l’organisation. Les bureaux plus importants, comme celui-ci à Bruxelles, se chargent aussi de nos activités. Un grand nombre de nos projets internationaux sont gérés d’ici. Nous savons très bien où notre aide peut s’avérer nécessaire. Au Népal par exemple, qui a été touché par un important tremblement de terre, nous avions déjà établi de nombreux contacts, même au niveau ministériel, ce qui nous a permis d’agir plus rapidement. Nous connaissons les situations dans les pays et parfois nous disposons déjà de personnes sur place avec le matériel nécessaire pour pouvoir apporter une aide. Nous sommes prêts en cas de besoin. Le bâtiment devait aussi refléter l’identité typique de MSF. Chaque jour, des gens arrivent dans le bâtiment pour une formation, un débriefing, etc. Il doit y avoir un lien, une cohésion entre les collaborateurs qui exécutent nos projets dans le monde entier et ceux qui sont au siège. »

Ce bâtiment est-il une initiative « New Way of Working » ?
« Pas vraiment. Pour nous, c’était surtout une question de cadre de travail. Voici environ 20 ans, nous nous sommes installés dans notre bâtiment précédent à Jette. Nous étions alors une centaine. Le bâtiment proposait un aménagement classique avec des petits bureaux fermés et il est devenu, au fil du temps, trop petit. Certains collaborateurs devaient même travailler dans le couloir… Notre choix pour ce bâtiment et cet aménagement était donc basé sur une problématique réelle et sur le fait que nous voulions travailler dans un bureau open space plus moderne, et pas dans un open space conventionnel. Cet immeuble comporte de nombreuses salles de réunion agréables de tailles différentes, y compris de très petites. À Jette, nous en avions 19, ici une quarantaine. Ces espaces peuvent accueillir nos collaborateurs pour un travail en petits ou grands groupes si nécessaire. C’était très important pour nous, car nous travaillons dans le monde entier. Un grand nombre de nos collaborateurs doivent souvent téléphoner et ont donc besoin de lieux pour cela, en combinaison avec un aménagement open space. Nous organisons aussi de multiples formations. Notre organisation a besoin de nombreuses compétences et professions différentes. Il ne s’agit donc pas vraiment d’un concept “New Way of Working”, mais d’un environnement de travail bien adapté à nos collaborateurs et visiteurs. Nous avons toutefois décidé d’utiliser le bâtiment autrement. Et de ce point de vue, il y a un lien avec le “New Way of Working”. Les tâches ne sont plus effectuées seul derrière un bureau. La totalité du bâtiment est disponible et offre différents types d’environnements de travail. Mais on trouve toujours des postes de travail classiques en configuration open space au sein de l’immeuble, par exemple dans la division Finances, où les collaborateurs ne doivent pas circuler partout et où la protection des données est cruciale. »

Qu’y a-t-il d’autre dans le bâtiment en dehors des salles de réunion ?
« Il y a des lounges où les gens peuvent se réunir de façon informelle et d’autres espaces qui sont davantage réservés à la détente qu’au travail pur. Il y a même quelques hamacs où les gens peuvent se coucher pour lire un rapport par exemple. Nous avons dû convaincre nos collaborateurs du fait qu’il s’agissait d’une bonne idée, que l’on n’allait pas penser qu’ils ne s’en serviraient que pour se reposer… Ceci demande un vrai changement de mentalité. Il y a aussi de grands fauteuils-sacs. Nous disposons donc d’espaces très informels et très formels. On trouve quelques salles de réunion ouvertes, avec de nombreuses personnes autour, mais aussi des salles de réunion fermées. Bref, un aménagement de bureau très varié. »

Avez-vous aussi renouvelé vos méthodes de travail ?
« L’infoflash, le lundi matin, est une de nos innovations. De façon informelle, nous échangeons les informations au sein d’une espèce de tribune, comme dans un terrain de football. Nous briefons nos collègues d’autres divisions sur ce qui va se passer dans la semaine qui suit. Cela peut être de tout. Les gens sont assis ou debout sur la « tribune ». Ceci stimule l’interaction. Nous faisons aussi beaucoup de vidéoconférences car nous sommes le centre opérationnel pour d’autres bureaux, par exemple à Rome et en Afrique du Sud. Ainsi, ils peuvent aussi participer à nos discussions. »

Les collaborateurs sont-ils enthousiastes quant à tous ces changements ?
« Dans certains cas oui, dans d’autres évidemment pas. Ils étaient un peu sceptiques par rapport à leur nouvel environnement de travail. Mais le nouveau bâtiment répond parfaitement à nos besoins. Et je suis sûr que le personnel se sent maintenant ici comme à la maison. Certaines choses sont encore un peu sensibles, comme le fait que les fenêtres ne peuvent plus s’ouvrir par exemple. Travailler alors que d’autres peuvent vous entendre… Nous essayons évidemment d’améliorer sans cesse le nouveau cadre de travail. »



Faites-vous œuvre de pionnier ici à Bruxelles pour d’autres bâtiments MSF ?
« Pas vraiment, mais d’autres bureaux, comme celui de New-York sont intéressés par ce que nous avons fait et passent volontiers nous rendre visite. Tous ceux qui passent d’un autre immeuble MSF à celui de Bruxelles – parfois des Facility Managers et des Project Managers – sont naturellement très enthousiastes quand ils voient le bâtiment. Ils repartent toujours d’ici très inspirés. Ils ne nous imiteront peut-être pas lorsqu’ils changeront de bâtiment ou d’aménagement, mais ils se serviront de notre expérience. Il n’est tout simplement pas possible de réaliser une copie exacte d’un bâtiment. Il faut tenir compte de l’ADN individuel de chaque situation. »  

Partenaires et fournisseurs ayant participé au projet


WORKPLACE DESIGN & BUILD



MSF souhaitait un bureau open space plus moderne, pas un open space conventionnel.


Le choix des matériaux, les couleurs… tout a été mis en œuvre pour que les gens se sentent autant que possible « comme à la maison ».
Le hall est désormais le cœur battant du bâtiment et canalise le trafic et la communication dans l’immeuble.








Last update: 16/10/2017 09:54:02