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Nathalie Gosse, Head of Procurement, BDO BE « Une étude confiée à JLL a contribué à la rédaction d’une office policy (+/- 40p), point de départ important pour ajouter de la légitimité à notre démarche et de la crédibilité à nos analyses internes."

BDO


Augmenter l’interaction entre les équipes : l’ABO vu par BDO


L’activity based office (ABO), une des déclinaisons du NWOW, gagne un par un les bureaux de BDO Belgique, le spécialiste des états financiers et des conseils juridiques, fiscaux et de management. Après Anvers et La Hulpe, c’est au tour des sièges de Liège et de Zaventem de réorganiser leurs espaces de travail, avant Namur dans un proche avenir.

BDO fait partie d’un réseau international fort, d’environ 60.000 partners et collaborateurs actifs dans plus de 150 pays. En Belgique BDO dispose de neuf implantations qui regroupent 550 collaborateurs. Nathalie Gosse, Head of Procurement nous explique la genèse du projet de réorganisation des espaces de travail : « La volonté de BDO est de se montrer moderne, jeune et dynamique, de faire preuve d’innovation et d’adhérer aux nouvelles tendances. En passant à un mode d’organisation basé sur l’activité (ABO), il ne s’agissait pas d’effectuer des gains en mètres carrés, au contraire, les nouvelles implantations offrent de nouveaux espaces de confort et nous avons voulu voir grand pour préparer l’avenir ». Il est vrai que le coût du mètre carré ne se pose pas de la même façon au centre d’Anvers et au siège de Brussels Airport (Zaventem) qu’à Battice, dans la grande banlieue de Liège. Alors quel est le moteur de ce changement culturel dans l’entreprise ? Pour le comprendre, revenons quelques années en arrière…

Une visite décisive

« C’est dès 2011 que la réflexion sur l’activity based office a démarré chez nous », évoque Nathalie Gosse. « Après la visite de certains bureaux, notamment ceux de nos collègues néerlandais (27 implantations BDO) et londoniens, la décision a été prise de passer à un concept de flex office à chaque déménagement pour fin de bail ou chaque nouvelle implantation ou construction. Une étude a été confiée à Jones Lang Lasalle, qui a contribué à la rédaction d’une office policy d’une quarantaine de pages. Ce point de départ a été important pour ajouter de la légitimité à la démarche et de la crédibilité à nos analyses internes. Et donc favoriser l’adhésion de nos collègues aux changements à venir. Le bureau d’Anvers a été le premier à se convertir au NWOW en 2013, La Hulpe a suivi en 2014, ainsi que Liège-Battice fin 2014. Brussels Airport est opérationnel depuis le début 2015 et la prochaine étape sera Namur avec probablement, d’ici 2 ans, la construction d’un nouveau bâtiment sur le site où nous nous trouvons déjà, le Parc Scientifique Créalys. »

Des objectifs très concrets

La réorganisation des espaces de travail chez BDO ne se limite pas à répondre à un effet de mode. Des objectifs très clairs étaient en vue pour les équipes concernées : « Il existe une volonté d’augmenter les interactions entre les équipes, explique Nathalie Gosse. Et il est intéressant de créer des opportunités de rencontres entre collègues des différentes business lines pour unir ses compétences au service du client. Avec la nouvelle organisation, les collaborateurs ont à la fois davantage de possibilités d’interaction, des espaces de rencontres informelles et de détente qui n’existaient pas auparavant, mais aussi davantage de possibilités pour se concentrer que dans un open space à l’ancienne” ou dans des bureaux à quatre comme autrefois. Ils bénéficient aussi d’une plus grande attention accordée à l’ergonomie et à l’acoustique. Enfin, ils ont accès à des technologies qui facilitent la vie : un classement centralisé (par armoires mobiles), une numérisation des documents accrue et étendue à tous les départements, ce qui offre aussi plus de service au client pour la consultation en ligne. Ce mode d’organisation concerne tous les sièges. »

Empêcher les indiscrétions involontaires

Sur le plan de l’aménagement des espaces, les diverses implantations séparent résolument l’accueil et les salles de réunion dédiées aux clients et visiteurs des espaces de travail des collaborateurs. À Anvers, Zaventem et La Hulpe, ces zones sont d’ailleurs situées à des étages distincts, tandis qu’à Battice-Liège, c’est le rez de la nouvelle aile construite en 2014 qui a été réservé aux visiteurs.
Nathalie Gosse explique : « Les besoins de grande confidentialité ne sont pas aussi fréquents que cela, mais par contre, la discrétion jusque dans les détails est à présent strictement applicable. Un visiteur ne passe plus par les espaces de travail. Un couloir le mène aux salles de réunion. Ainsi, plus de possibilité de saisir par hasard une bribe de conversation ou de lire un nom sur un classeur. Par contre, il existe davantage de possibilités pour le personnel d’échanger à propos des dossiers. D’autre part, le home working, qui n’existait qu’informellement auparavant, est à présent bien ancré dans les habitudes de travail et s’inscrit dans la lignée de l’ABO. »

Les secrets de la réussite : l’adoption des concepts par le management

Les collaborateurs ont tous reçu une présentation expliquant la fonction des différents espaces mis à disposition et un document présentant les bonnes pratiques a été élaboré. « Ces règles gagnent les autres sièges, constate Nathalie Gosse, car les collègues voyagent beaucoup. Aujourd’hui, les bureaux qui ne travaillent pas encore en mode ABO sont devenus demandeurs du flex office. Mais au début, il faut convaincre le management d’accepter les nouvelles règles et de donner l’exemple. » Parfois même avec un peu de « mise en scène » : notre interlocutrice évoque le cas de ce manager qui systématiquement changeait de poste de travail chaque matin, afin d’éviter que les collaborateurs considèrent le poste de travail qu’il occupe comme « son » poste et donc n’osent pas l’occuper. A posteriori, la satisfaction est générale pour les sièges BDO qui sont passés à la nouvelle organisation. « Six mois après la conversion du siège d’Anvers, nous avons réalisé une étude de satisfaction dont les bons résultats nous ont servi à communiquer vers les autres sièges », se souvient Nathalie Gosse. « Bien sûr certaines personnes avaient des craintes. Mais toutes ont apprécié de pouvoir désormais choisir un poste de travail différent en fonction du type d’activité du jour. Pour la réduction des armoires, même les personnes qui avaient pour habitude de conserver des montagnes de documents n’ont pas plus de difficultés que les autres avec les nouvelles façons de faire. Les zones de confort sont très appréciées. Le clean desk également : les gens disent avoir l’impression de commencer chaque journée sur une page blanche. Du côté des points perfectibles, quelques soucis avec l’acoustique de certains locaux ont été relevés, qui ont fait l’objet de mesures de correction. »

Des solutions devenues classiques

Pour l’équipement, BDO recourt à ce qui est à présent devenu classique : « benches » de 2 et 4 personnes au maximum ; « bubbles » (bureaux individuels) où s’isoler quand on ne veut pas déranger ou être dérangé ; salles de réunion internes et externes, dont l’utilisation n’est pas interchangeable ; bibliothèque avec coin-lecture, coffee corner avec, pour certains, une terrasse extérieure équipée wifi ; chaises ergonomiques ; bureaux réglables en hauteur (à la demande) ; téléphones VoIP avec oreillette personnelle ; un deuxième écran pour tous les postes de travail, confort très apprécié (quiconque est amené à traiter un document tout en consultant d’autres le comprendra), un clavier et un rehausseur auxquels chaque employé peut connecter son PC portable; un locker pour ranger ses affaires personnelles ; et pour les managers et partners: une armoire avec 1 m linéaire de classement personnel complémentaire. Soit en tout pour le bureau liégeois, 44 postes de travail pour 55 personnes (capacité extensible à 80). Avec son extension importante (800 m2) les bâtiments du site liégeois totalisent désormais 2.000 m2 de bureaux. À Zaventem, la proportion est différente : sur 2.700 m2 de surface brute se concentrent 105 postes de travail pour 110 personnes. La position géographique centrale de Zaventem fait en sorte que beaucoup de réunions internes se tiennent dans cette implantation située à mi-distance pour la plupart des collaborateurs. Un surcroît de salles de réunion et de postes de travail a donc été prévu. Le siège d’Anvers quant à lui compte 95 postes de travail pour 120 personnes, et La Hulpe, 55 postes pour 75 personnes (sachant que tous les bureaux incluent une zone « buffer » actuellement non aménagée pour répondre à la croissance des années futures).

Patrick Bartholomé
Photos Bernard De Keyzer

 

Partenaires et fournisseurs ayant participé au projet


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Nathalie Gosse, Head of Procurement, BDO BE « Une étude confiée à JLL a contribué à la rédaction d’une office policy (+/- 40p), point de départ important pour ajouter de la légitimité à notre démarche et de la crédibilité à nos analyses internes."




Last update: 16/10/2017 10:00:53