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Des études ont contribué à déterminer la manière dont les équipes devaient être réparties de façon optimale dans le bâtiment. Le concept de poste de travail ainsi imaginé a été projeté sur un plan d’étage vierge pour arriver à l’aménagement optimal.
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Les terrasses qui prolongent chaque étage sont une caractéristique très particulière du bâtiment Elles se prêtent parfaitement à des rencontres spontanées car elles ne nécessitent pas de réservation et sont en outre dotées d’un distributeur de café.
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Les étages inférieurs du bâtiment sont accessibles au public, avec notamment un vaste auditorium, un espace d’exposition, des facilités de congrès, un centre d’information et de documentation.
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BRUXELLES ENVIRONNEMENT


L’Eco-dynamic-office
Pas un modèle théorique, mais du sur mesure auto-défini



La décision de déménager et de centraliser les différentes divisions et équipes a véritablement été, pour Bruxelles Environnement, l’occasion de s’interroger sur un cadre de travail optimal et en particulier sur la collaboration mutuelle et les pollinisations croisées stimulantes. Bien avant la concrétisation du nouvel hébergement, un expert a rejoint le gestionnaire du projet interne pour la gestion de ces changements.

Barbara Dewulf, Division Information, Coordination générale, Économie circulaire, Ville durable et responsable de projet : « Nous étions auparavant à la périphérie de la ville, répartis dans un certain nombre de vieux bâtiments qui ne pouvaient plus être en accord avec le management environnemental que nous portons en tant qu’organisation. Nous avons décidé dès le début de faire de ce projet bien plus qu’un déménagement vers un nouveau bâtiment. Le nouvel hébergement devait être en phase avec ce que nous représentons, en d’autres termes le standard passif était une condition sine qua non. Par ailleurs, la transparence et la performance constituent pour nous des valeurs-clés. »
L’immeuble de bureau totalement passif pour environ 650 collaborateurs, entre-temps malicieusement surnommé « le Grille-pain » en raison de l’architecture et des formes du bâtiment, est construit selon les attentes en termes de prestations imposées par Bruxelles Environnement en qualité de locataire. Barbara Dewulf : « Pour nous, il était notamment très important que la lumière du jour pénètre un maximum pour atteindre tous les recoins du bâtiment, mais le confort acoustique fut aussi une priorité absolue. »

L’eco-dynamic-office

Au moment du lancement du projet, deux grandes adaptations concernaient les collaborateurs : la mobilité et une toute nouvelle façon de travailler. « Offrir un meilleur environnement de travail », déclare Barbara Dewulf pour résumer le projet « eco-dynamic-office » de manière aussi concise que possible. « Chaque choix a été confronté à cette donnée. Nous étions persuadés que le recours à une expertise externe était essentiel pour la réussite du projet ».
Anton Maes, expert en change management chez D&C Services : « Tout d’abord, nous avons défini une vision mettant l’accent sur la durabilité, la flexibilité et la transparence vis-à-vis de l’entourage et des collègues. Ensuite, un concept de poste de travail a été conçu sur mesure pour les activités de l’organisation. L’accent sur le travail collaboratif et la souplesse de fonctionnement a finalement abouti à la conception d’un cadre de travail ouvert caractérisé par des bureaux partagés (flex-desk) et une politique de clean desk. Personne ne dispose plus d’un poste de travail fixe. »
Des mesures pratiques effectuées sur les postes de travail existants sur une période de deux semaines ont permis de déterminer avec précision le nombre réellement nécessaire de postes de travail.
Anton Maes : « Des études ont contribué à déterminer la manière dont les différentes équipes devaient être positionnées et réparties de façon optimale dans le bâtiment. ». Le concept de poste de travail ainsi imaginé a été projeté sur un plan d’étage vierge pour arriver à l’aménagement optimal, plan ensuite transmis à l’architecte interne. Anton Maes : « Au moyen d’un test-pilote dans l’ancienne implantation, nous avons étudié les influences d’une nouvelle organisation du travail afin de pouvoir définir les types de postes de travail nécessaires. »
Le cadre de travail est grandiose, presque surdimensionné, tandis que l’utilisation de la superficie a été optimisée. Chaque poste de travail dispose d’un écran, d’un clavier à touches, d’une souris, d’un téléphone mains libres et d’une station d’accueil pour l’ordinateur portable dont dispose chaque collaborateur.

Terrasses multifonctionnelles

Parmi les caractéristiques très particulières du bâtiment, citons les terrasses qui prolongent chaque étage. Elles se prêtent parfaitement à des rencontres spontanées car elles ne nécessitent pas de réservation et sont en outre dotées d’un distributeur de café. « Il y a toujours des collaborateurs présents sur les terrasses qui offrent en outre des postes de travail alternatifs », commente Barbara Dewulf. « Tous les collaborateurs ont été sensibilisés au fait de quitter l’espace de bureau paysager quand ils sont susceptibles de déranger les autres par exemple lors de conversations téléphoniques. »

Grande implication

Des ambassadeurs ont été désignés dans chaque équipe pour représenter leurs collègues. Ils ont largement contribué au fine tuning des différents concepts de postes de travail, tant sur le plan de la construction que de leur placement ou de leur utilisation. Barbara Dewulf : « Nous avons fait en sorte que le nouvel environnement de travail se développe au maximum en fonction des besoins des utilisateurs. Les ambassadeurs ont également délivré une formation aux utilisateurs. La grande implication des personnes a largement contribué à l’acceptation rapide du changement. »
Un vaste plan de communication a stimulé cette implication : diffusion d’informations via divers canaux (imprimés et en ligne), différentes visites de chantier et de quartier avec tous les collègues, sessions de formation et un manuel clair et compréhensible pour chaque type de poste de travail fourni à tous les utilisateurs.
Barbara Dewulf : « Le fait de pouvoir disposer de suffisamment de temps pour préparer et détailler le projet a été sans conteste un atout. » Anton Maes : « Le change management complet a pris presque trois ans en collaboration étroite avec une équipe de projet interne composée de cinq personnes. »
Maintenant que le nouveau cadre de travail est totalement opérationnel, une sorte de « floor steward » supervise, à chaque étage, le bon fonctionnement et la bonne utilisation de l’environnement de travail.

Travailler plus agréablement

Outre la mise en place d’un meilleur cadre de travail, ce projet a aussi permis de travailler de façon plus agréable grâce à davantage de flexibilité offerte par rapport du télétravail. Barbara Dewulf : « Le management évalue désormais en fonction du résultat et non plus de la présence. Ce changement est allé de pair avec un accompagnement adapté et une formation, en particulier du middle management, qui est critique et cruciale pour la réussite. » Une analyse approfondie du bien-être au travail est également à l’agenda, afin de pouvoir évaluer les différences entre l’ancien et le nouveau cadre de travail. Pour cela, la société compte sur l’outil d’analyse étalonné « WODI » (WerkOmgevingsDiagnose). Barbara Dewulf : « Le plus souvent, on n’entend que ceux qui se plaignent, celui qui est satisfait ne s’exprime pas. C’est pourquoi une évaluation objective est importante. »

Le jour J du déménagement était fixé au 12 novembre et le fait que tout se soit bien déroulé a engendré une bonne ambiance. « Pendant la vague de chaleur qui a frappé notre pays au début juillet 2015, nous étions assaillis de questions concernant la température ambiante, étant donné l’absence de systèmes d’air conditionné », témoigne Barbara Dewulf. « Nous avons parfaitement supporté cette canicule et n’avons entendu personne se plaindre d’une perte de confort. Le bureau passif et notre eco-dynamic-office fonctionnent donc vraiment ! »

Eduard Coddé

 

Partenaires et fournisseurs ayant participé au projet


WORKPLACE DESIGN & BUILD


MOBILIER DE BUREAU


CLOISONS


DÉMÉNAGEMENT

Des études ont contribué à déterminer la manière dont les équipes devaient être réparties de façon optimale dans le bâtiment. Le concept de poste de travail ainsi imaginé a été projeté sur un plan d’étage vierge pour arriver à l’aménagement optimal.






Les terrasses qui prolongent chaque étage sont une caractéristique très particulière du bâtiment Elles se prêtent parfaitement à des rencontres spontanées car elles ne nécessitent pas de réservation et sont en outre dotées d’un distributeur de café.


Les étages inférieurs du bâtiment sont accessibles au public, avec notamment un vaste auditorium, un espace d’exposition, des facilités de congrès, un centre d’information et de documentation.
















Last update: 16/10/2017 09:51:53