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Régulièrement, des séminaires sont organisés à l’attention des clients et utilise la Light House pour illustrer les solutions technologiques mises en place, notamment en matière de réseau et de communication vidéo.
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Le résultat de l’aménagement des bureaux est particulièrement lumineux, coloré et harmonieux. Au total, 54 couleurs de tapis – tapis labellisé cradle to cradle – ont été posées !
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440 lockers ont été installés. Ces petites armoires sont verrouillées (et déverrouillées) par badge. C’est la même carte d’accès que celle utilisée pour entrer dans le bâtiment, imprimer partout dans le bâtiment ou encore accéder au parking.
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Atmosphère architecturale ‘Lifestyle’
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Régulièrement, des séminaires sont organisés à l’attention des clients et utilise la Light House pour illustrer les solutions technologiques mises en place, notamment en matière de réseau et de communication vidéo.

DIMENSION DATA


Light House Building, une nouvelle vitrine technologique pour l’entreprise


Entre la décision de relocalisation de Dimension Data l’occupation effective des 6500 m2 de bureaux, il aura fallu quelques mois à peine… Le résultat est bluffant, avec un bâtiment intégrant une nouvelle organisation en flexdesk, soutenue par les technologies les plus avancées en matière de réseau et de communication développées par Dimension Data. Le tout dans 5 atmosphères architecturales créées par Admos.

L’emménagement par Dimension Data dans la Light House de Diegem est une conséquence directe de l’acquisition de l’intégrateur de réseau NextiraOne. C’était en février 2014 : les 150 collaborateurs de NextiraOne rejoignaient les 350 membres de l’équipe Dimension Data. La relocalisation s’imposait, afin d’accélérer l’intégration des deux équipes et favoriser les interactions. Relocalisation d’autant plus urgente que la croissance organique de Dimension Data se poursuivait à un rythme soutenu, l’entreprise accueillant encore une centaine de nouveaux collaborateurs en une année à peine.

Double défi

Chantal Olivier, Chief Financial Officer de Dimension Data se souvient : « Nous étions confrontés à un double défi en matière de ressources humaines. Nous intégrions une large équipe pluridisciplinaire, ce qui impliquait la nécessité de stimuler les interactions entre les personnes issues des deux structures existantes. Pour matérialiser cela, il fallait rassembler tout ce petit monde dans un même lieu. Mais – second défi – aucun des deux sites existants ne répondait aux exigences ne fût-ce qu’en termes d’espace vital. Il nous fallait trouver un bâtiment plus grand, qui deviendrait ce lieu de rencontre, de collaboration. » La CFO identifie deux prérequis fondamentaux pour cette relocalisation. Proximité avec les sites historiques (sud-est de Bruxelles) et visibilité. « Nous disposions d’une étude de géolocalisation des domiciles du personnel et nous voulions éviter à nos employés de nouvelles contraintes de déplacement. Nous souhaitions également de la visibilité, sur un grand axe de communication. Je pense que, sur base de ces deux critères, j’ai dû visiter tous les bâtiments vides entre Meiser et Zaventem. »

Présélection d’immeubles pour la nouvelle implantation

Au niveau timing, tout a été très vite. « Nous avons travaillé avec Maximilien Mandart, de Cushman & Wakefied", explique Chantal Olivier."Nous avions identifié ensemble trois bâtiments qui pouvaient rencontrer nos attentes et monté un dossier comparatif que nous avons présenté à notre actionnaire. Ce dossier exposait nos besoins, en termes de surface, de développement futur et de localisation. Nous avions très rapidement associé le bureau d’architecture Admos à ces travaux préparatoires. La Light House de Diegem a été sélectionnée en juillet 2014, nous avons eu accès au bâtiment en octobre 2014 afin de préparer le chantier. Les travaux proprement dits ont commencé à la mi-janvier. Quant au déménagement, il a eu lieu le 6 avril dernier. »
Christophe Erkens, Chief Executive Officer et Co-founder d’Admos, se souvient de la rapidité d’exécution exigée : « D’octobre à décembre 2014, nous avons travaillé à la conception des lieux. C’était un délai court. Heureusement, nous avons pu compter sur une grande réactivité du côté de Dimension Data, tout au long du cursus. Il y a des projets qui marquent au cours de la vie d’une entreprise. Pour Admos, le projet Dimension Data en fait partie, de par la fantastique implication humaine des services de notre donneur d’ordre.»

Exigences spécifiées

Chantal Olivier poursuit : « Nous avions exprimé plusieurs exigences à Admos, notre partenaire architecte. Nous voulions des espaces où les gens se rencontrent et se parlent, de manière à stimuler les interactions. Nous voulions également une garantie d’efficience en matière de coûts. Et je dois avouer que nous n’avons pas été déçus. Nous occupons désormais 6500 m2 du Light House. Soit 2 étages et demi où se répartissent les 600 collaborateurs de Dimension Data. Il y 320 bureaux, mais 720 sièges, si l’on prend en compte les salles de réunion et les espaces de rencontres informelles. Nous avons vécu une véritable redistribution de l’espace de travail : la formule de flexdesk s’est imposée, nous disposons de « bubbles », de multiples salles de réunion face-to-face, à quatre, à six, jusqu’à 10. À ce titre, nous évaluons en permanence l’occupation réelle des salles, et nous avons constaté que les grandes salles sont de moins en moins occupées, alors que les petites le sont de plus en plus. »

Christophe Erkens : « Nous avons tâché d’intégrer au mieux les demandes de Dimension Data et nous avons formulé une réponse architecturale reposant sur la création de cinq ambiances, couvrant autant d’espaces business identifiés : Creativity, Technology, Ecology, Lifestyle et Sociability. Nous avions une équipe de 5 collaborateurs qui ont suivi la vie du projet. Quant à moi, je jouais le SPOC (single point of contact) afin de faciliter la bonne évolution du dossier. »
Anthony Shaikh, CEO et Co-founder d’Admos, précise encore : « Nous avons établi une typologie des travailleurs par département afin de définir les besoins réels en espace de travail. C’était un gros challenge : notre travail intégrait une dimension supplémentaire à une relocalisation classique. Ici, nous étions face à l’intégration d’une nouvelle entité, avec ses valeurs propres, sa culture intrinsèque, au sein de Dimension Data. Le projet acquérait dès lors une importance capitale : il nous fallait combiner tant l’intégration people que l’intégration workplace. Ça représentait un important travail d’analyse de la culture d’entreprise et de l’organisation du travail. »

Une vitrine technologique pour Dimension Data

Bart Guelinckx est Projet Manager chez Dimension Data. Il a participé activement aux opérations de relocalisation : « Tous les aspects IT qui sous-tendent une relocalisation sont par nature dans notre core business. C’est toute une équipe d’experts Dimension Data qui s’est tout naturellement impliquée dans le projet. » Un élément qui, de l’avis de Christophe Erkens, fut une des clés de la réussite du projet : « L’équipe Dimension Data a tout de suite perçu l’intérêt de faire de la Light House une vitrine de leur compétence, de la manière dont Dimension Data fonctionne et peut fournir des solutions réseau innovantes tout en gardant les coûts sous contrôle. »

Eric Van Lint, Senior Alliance Manager chez Dimension Data le confirme : « Nous avons pu mettre en œuvre les technologies que nous proposons à nos clients, mais au bénéfice de nos propres services. La complémentarité s’est révélée particulièrement forte, entre le concept architectural développé par Admos et les technologies de communication implémentées. Chaque collaborateur dispose des outils de communication unifiés sur son ordinateur portable et son smartphone. Toutes les salles de réunion sont équipées d’un système de vidéo-conférence adapté à l’espace disponible. Le réseau sans fil (WLAN) offre une telle performance qu’il est possible d’utiliser les applications les plus exigeantes dans l’ensemble du bâtiment, et ce, même en se déplaçant. Les opérations d’emménagement ont aussi été grandement facilitées par les solutions technologiques : le vendredi, nos équipes travaillaient encore sur les deux anciennes implantations. Le lundi suivant, elles ont pu reprendre dans le nouveau bâtiment sans le moindre problème. Notre technologie de dématérialisation des données dans le cloud a démontré toute sa pertinence. 600 personnes déménagées en un week-end, au moment du reporting comptable semestriel au groupe : les services support ont mieux compris l’importance des aspects technologiques qui sous-tendent leurs métiers. »

Ce côté ‘vitrine technologique’ est fréquemment utilisé à des fins commerciales : Dimension Data organise désormais en ses murs des séminaires à l’attention des clients et utilise la Light House pour illustrer les solutions technologiques mises en place, notamment en matière de réseau, de communication vidéo et de virtualisation d’infrastructure de Centre de Données.

Vendre le projet en interne

« Admos nous avait également recommandé la création d’un comité d’accompagnement", détaille Chantal Olivier. Sur base volontaire, un team de 22 ambassadeurs s’est mobilisé – élargi à 50 pour le déménagement proprement dit – et a contribué à « vendre » le projet en interne. Il fallait donner envie, faire mousser le projet. En évoluant vers une formule flex desk, nous vivions un changement culturel majeur. Pour vaincre la résistance au changement inhérente à des projets de cette envergure, nous avons mis en œuvre une batterie de moyens : newsletter, teasing, sneak peek, quizz,… La prise de possession des lieux se révèle, à l’usage, être une réussite humaine. »
Réussite humaine, mais financière aussi. Chantal Olivier livre quelques chiffres : « Les équipes étaient réparties sur deux bâtiments. Le bâtiment historique de Dimension Data couvrait 5000 m2 rue de la Fusée, celui de NextiraOne couvrait 2000 m2 sur l’Excelsiorlaan. Au sein de la Light House, nous occupons 6500 m2, sans atteindre notre capacité d’accueil maximale. Soit une diminution sensible de la surface occupée, mais une meilleure utilisation de chaque m2. Après quelques mois d’utilisation, nous constatons des coûts d’utilisation comparables à ce que nous connaissions auparavant, et une légère diminution en termes de consommation électrique. »

On ne peut que le constater, voilà un projet de relocalisation dont la partition et l’exécution sonnent décidément très juste !

Bruno Hoditte
Photos: Marc Detiffe – Yvan Glavie

 

Partenaires et fournisseurs ayant participé au projet


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RÉNOVATION & PARACHÈVEMENT INTÉRIEUR



Le résultat de l’aménagement des bureaux est particulièrement lumineux, coloré et harmonieux. Au total, 54 couleurs de tapis – tapis labellisé cradle to cradle – ont été posées !


440 lockers ont été installés. Ces petites armoires sont verrouillées (et déverrouillées) par badge. C’est la même carte d’accès que celle utilisée pour entrer dans le bâtiment, imprimer partout dans le bâtiment ou encore accéder au parking.






Atmosphère architecturale ‘Lifestyle’






La communication interne repose sur la multiplication des espaces de rencontre informelles qui stimulent les interactions.
Atmosphère architecturale ‘Technology’


Toutes les salles de réunion - de la plus petite à la plus grande - sont équipées de systèmes de vidéo-conférence
Les réservations des salles de réunion sont assurées par PC ou directement via l’écran tactile disposé à côté de chaque porte d’entrée.
Atmosphère architecturale ‘Créativité’






Last update: 16/10/2017 10:00:45