CENTER FOR CREATIVE LEADERSHIP

DE LA CULTURE DU «CUBICLE» À LA COMMUNEAUTÉ COLLABORATIVE

Le Center for Creative Leadership (CCL) envisageait de déménager, mais un concours de circonstances a précipité les choses. Une bonne occasion pour revoir entièrement l’organisation du travail : espaces ouverts, clean desk, flex desk, cadre propice à la collaboration et au contact, sans oublier le télétravail.

Cette réorganisation radicale, l’entreprise l’a confiée à Buroconcept, un partenaire de longue date qui avait déjà signé en 2005 l’aménagement du site CCL de l’avenue de Tervueren, dans le bâtiment « Monsanto ». « Nous manquions de place dans nos anciens locaux, explique Rudi Plettinx, Vice President et Managing Director de CCL EMEA, sans pouvoir occuper plus de surface ni renégocier le bail. Et nous devions également louer des salles de classe à l’extérieur pour nos formations. Cela représentait non seulement une dépense supplémentaire, mais ne facilitait pas non plus les relations avec nos clients. »

Pour CCL, le choix de la périphérie bruxelloise s’imposait, même si l’idée de s’implanter ailleurs a parfois été évoquée. De nombreux arguments plaidaient en faveur du complexe de la rue Neerveld 101- 103, à Woluwe-St-Lambert. L’atrium central, baigné de lumière, est entouré de surfaces de bureaux d’un seul tenant. Ajoutons à cela la proximité du Woluwe Shopping Centre, d’excellentes liaisons par transports publics, un aéroport national à proximité immédiate, et un environnement très vert apprécié de tous les collaborateurs.

Changement de cap
L’ancien site était aménagé suivant les pratiques américaines : chaque collaborateur occupait son « cubicle », une façon de répartir l’espace peu favorable au contact. « En 2005, nous voulions déjà passer aux espaces ouverts, mais les États-Unis n’ont pas accepté », rappelle Rudi Plettinx. « Heureusement, les mentalités ont évolué. »

L’objectif du déménagement de CCL ne consistait pas tant à réduire la surface louée qu’à optimiser l’organisation du travail. Désormais, toutes les installations – locaux de formation, salles de réunion… – sont regroupées sous un seul et même toit. Les collaborateurs voient les clients et les participants aux formations. Buroconcept a mis au point un cadre plus efficace, qui invite à l’interaction. Les règles sont les mêmes pour tous, poursuit Rudi Plettinx : « La géométrie du plateau qui entoure l’atrium et la nouvelle organisation du travail font que nous bougeons davantage. Sur une journée, les contacts sont plus nombreux qu’avant. »

L’apport des utilisateurs
Christine Rillaerts, Architect - Partner chez Buroconcept, intervient : « Les délais de réalisation du projet étaient serrés. Dès la décision, en septembre 2011, un grand nombre de groupes de travail ont vu le jour, par département, mais aussi suivant des thèmes horizontaux comme la circulation des personnes et des documents ou les aspects techniques, et ce afin que la conception du nouvel environnement de travail naisse des besoins des utilisateurs. »

Rudi Plettinx se souvient : « à ce stade, on m’a souvent demandé si j’allais garder mon bureau de CEO. Il est rapidement apparu que la réussite du projet exigeait une approche identique pour tous. »

« Les postes de travail sont disposés en clusters de huit (2x4) pour créer une certaine intimité dans l’espace ouvert », précise Christine Rillaerts. « Nous avons aussi des « Activity Based Stations », parmi lesquelles deux sortes de « bubbles », des petites pour le travail individuel qui exige de la concentration, des grandes pour le travail à deux, trois ou quatre, des salles de réunion, etc. » Les zones ouvertes aménagées entre les casiers personnels sont particulièrement attrayantes. Chacune d’elles a été équipée d’un mobilier distinct, privilégiant les entretiens informels. Des poufs Fatboy équipent une de ces zones.

Le projet de déménagement a aussi servi de prétexte pour adopter le « bureau sans papier », un pas technologique important. « La technologie suit l’utilisateur, résume Rudi Plettinx. Indispensable en flex desk ! ». Christine Rillaerts commente : « Le câblage informatique est entièrement neuf. Nous l’avons installé sous le plancher technique. Nous utilisons aussi la téléphonie VoIP ».

Il n’a pas fallu six mois pour que le projet passe du stade de la feuille blanche à celui de l’achèvement. Rudi Plettinx constate avec satisfaction que la nouvelle organisation fonctionne bien ; le principe flex desk est entré naturellement dans les mœurs.