FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » Smarter Meeting: een handleiding voor efficiŽntere vergaderingen

Smarter Meeting: een handleiding voor efficiëntere vergaderingen



Vergaderingen zijn schering en inslag in de bedrijfswereld om nieuwe ideeŽn te verzamelen, taken toe te wijzen of beslissingen goed te keuren, maar zijn helaas niet allemaal even productief. Ze kunnen storend, saai en zelfs een grote bron van tijdverlies zijn. Het engineeringbedrijf Plantronics, gespecialiseerd in audiotechnologie, pakt het probleem aan in zijn handleiding voor efficiŽnte vergaderingen. We geven u alvast enkele handige tips om na de zomervakantie in de praktijk om te zetten.

Uitgangspunt van de handleiding: vele meetings zijn niet efficiŽnt voor de medewerkers. Om vergaderingen efficiŽnter te maken, liet het Amerikaanse bedrijf zich inspireren door zijn programma 'Smarter Working', dat zijn medewerkers de nodige flexibiliteit geeft voor de uitvoering van beroepsmatig verrijkende activiteiten op een persoonlijke manier. Op basis van die filosofie ontstond het programma 'Smarter Meeting', dat aanzet tot nadenken over eventuele verbeteringen op het vlak van communicatie en samenwerking voor, tijdens en na vergaderingen.

Acht werkpunten
U wilt het rendement en de communicatie tijdens uw vergaderingen verbeteren? 'Smarter Meeting' reikt acht eenvoudige maar nuttige tips aan om steeds in het achterhoofd te houden. De handleiding beveelt bijvoorbeeld aan om eerst en vooral een duidelijke doelstelling te bepalen voor de vergadering, een doel dat bereikt moet worden. Vervolgens moeten de rollen van elke deelnemer aan de vergadering duidelijk vastgelegd worden. Want het is inderdaad niet nuttig en rendabel dat een medeweker aanwezig is als die niets kan bijdragen. Ten derde, is het belangrijk om niet af te dwalen van de vastgelegde agendapunten. Ook moeten de deelnemers goed luisteren, nadenken en bijdragen leveren om de hele vergadering lang aandachtig te blijven. Voor een optimale vergadering moeten ten slotte de vooraf bepaalde doelstellingen gevolgd worden. Op tijd komen is uiteraard een absolute voorwaarde voor een geslaagde vergadering. Notities maken, documentatie en een formulier voor de evaluatie van de vergadering vormen de laatste werkpunten om vergaderingen te optimaliseren.
Raphael PŤrez
12-07-2016