FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » News » Zo creŽer je draagvlak bij een FMIS-implementatie

Zo creëer je draagvlak bij een FMIS-implementatie



Het creŽren van draagvlak is ťťn van de aandachtspunten voor het laten slagen van een FMIS-implementatie. Wat kun je doen om tot een stevig draagvlak te komen?

De aanschaf van een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) is voor veel organisaties een absolute mijlpaal. Dat kan zeker een pittige opgave zijn. Immers, de keuze van de softwareleverancier is pas het begin. De implementatie van een FMIS is de tweede uitdaging.

Succesvolle FMIS implementatie: draagvlak van groot belang
De eigen organisatie vormt een essentiŽle factor in het laten slagen van een FMIS-implementatie. Waarom de eigen organisatie zoín essentiŽle factor is? Omdat het succes begint met het creŽren van stevig draagvlak. Daar valt of staat het slagen van een FMIS-implementatie mee. Starten met implementeren is niet zoín probleem, maar als niemand mee wil, gaat het niet werken.
Een FMIS geeft inzicht en overzicht, maar kan ook soms als bedreiging worden gezien. Medewerkers moeten bijvoorbeeld hun vertrouwde werkwijze opgeven of zitten niet te wachten op de vergrote transparantie en moeten zich dus soms wat aanpassen.

Daarom hier een aantal doís en doníts voor het creŽren van draagvlak bij een FMIS implementatie.

De doís: wat juist wel doen
Doelstellingen en voordelen benoemen
Vertel alle belanghebbenden in het project wat de doelstellingen en de voordelen zijn van de FMIS-implementatie.

Communiceren en motiveren
Zorg dat u voor, tijdens en na het project goed communiceert en mensen daarbij ook motiveert. Iedereen die iets met het FMIS te maken krijgt (klant, frontoffice, backoffices, managers) moeten weten wat ze kunnen verwachten.

Medewerkers betrekken bij besluiten
Een beslissing wordt een gedragen beslissing, als u medewerkers betrekt in besluiten. Daarnaast levert het ook heel veel nuttige informatie op. Een servicedeskmedewerker kan namelijk veel vertellen over dagelijkse issues.

Vragen om feedback

Vraag tijdens het implementatieproject naar feedback van klanten, medewerkers en andere stakeholders. Feedback vragen zorgt voor dialoog en de gelegenheid om tussentijds te evalueren. Elkaar complimenteren en successen vieren

En als iets goed gaat, mag dat best gezegd of gevierd worden. Helemaal als sprake is van een groot implementatieproject dat langer dan een paar maanden duurt. Vier successen niet alleen met het projectteam, maar vooral ook met de eindgebruikers. En geef elkaar tijdens het project wat vaker een complimentje.

"Besteed aandacht aan wie de projectleidersrol gaat vervullen"

Zorg voor een inspirerende projectleider
Zonder een inspirerende projectleider die goed overzicht houdt en goed communiceert is een FMIS-implementaie niet makkelijk tot een goed einde te brengen. Dus: benoem niet de eerste de beste als projectleider maar besteed aandacht aan wie de projectleidersrol gaat vervullen (zie ook het kader Ď8 ingrediŽnten van een succesvolle projectleider FMIS-implementatieí).

De doníts: wat absoluut niet doen
In de ivoren toren blijven
Blijf vooral niet in de ivoren toren zitten. Draagvlak creŽer je niet door mensen van boven iets op te leggen. Mensen voelen zich dan overvallen en dat wekt weerstand op.

Projectplan niet bijsturen
Een projectplan moet in sommige gevallen op basis van voortschrijdend inzicht worden bijgestuurd. Stuur bij als de situatie hierom vraagt, maar houd altijd het budget, de scope en de planning goed in de gaten.

Kritische mensen buitensluiten
Het lijkt heel verleidelijk om kritische mensen niet aan uw projectgroep toe te voegen. Maar door ze juist wel te betrekken worden ze mede-eigenaar van de besluiten en zijn besluiten vooraf al kritisch getoetst.

Denken dat mensen het wel snappen
Ook al is het implementatieproject voor medewerkers die nauw betrokken zijn bij het FMIS-traject kraakhelder, voor anderen hoeft dat niet zo te zijn. Geef dus uitleg en organiseer vragenrondes zodat je zeker weet dat iedereen op de hoogte is.

Te snel willen Een FMIS-implementatie neemt tijd in beslag. Vergeet niet dat medewerkers en stakeholders het project moeten kunnen behappen, naast hun gewone werkzaamheden. Zorg dus dat je niet te snel gaat.

Slot
Het zorgen voor voldoende draagvlak is een flinke opgave, maar met de juiste mindset, kennis en middelen is zeker een goed resultaat mogelijk.




8 eigenschappen van een succesvolle projectleider FMIS-implementatie
  1. Beschikt over goede projectvaardigheden: werkt met mijlpalen en deadlines, stelt prioriteiten, bewaakt budgetten en weet wanneer resources nodig zijn.
  2. Past leiderschapsstijlen flexibel toe: coacht mensen in verschillende situaties, stimuleert en motiveert om gezamenlijke plannen te bereiken. Investeert daarom in persoonlijk leiderschap.
  3. Neemt daadkrachtige beslissingen: weegt voordelen en nadelen van beslissingen af en durft knopen door te hakken.
  4. Delegeert werkzaamheden: delegeert projectactiviteiten aan projectleden en werkgroepen en houdt daarbij overzicht en bewaakt de voorgang. Dat houdt mensen betrokken. Zij voelen zich dan ook verantwoordelijk voor het succes of falen van het project.
  5. Is bestand tegen stress: is in staat om onder druk van deadlines te presteren en voert activiteiten effectief uit. Bewaakt daarom de rust in het team.
  6. Faciliteert projecten: creŽert de juiste werkomgeving voor projectleden en werkgroepen zodat zij hun taken goed kunnen uitvoeren.
  7. Is communicatief sterk: beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en zet communicatie op een creatieve manier in.
  8. Is een echte teamplayer: werkt goed samen met diverse mensen en stelt gezamenlijk belang voorop. Het vermogen om te communiceren met verschillende soorten publiek en teamleden is leidend in het succes van het project.

Lianne Veldhuis, Ultimo Software Solutions

25-10-2019