Home » News » Efficiënter werken met minder stress

Efficiënter werken met minder stress



Wat vandaag als ‘Netwerk satellietkantoren’ is ingeburgerd bij alle ambtenaren van de Federale Overheidsdiensten, is gegroeid vanuit een innovatiewedstrijd die in 2011 binnen de Federale Overheidsdiensten geïnitieerd werd. Alle ambtenaren werden aangespoord om projectvoorstellen in te dienen die de efficiënte werking van de overheid zouden opvoeren.
Jan Mathu, op dat ogenblik Facility Manager bij de FOD Mobiliteit, ging in op de uitdaging. “Telewerken was stilaan aan zijn opmars begonnen, maar het gebruik van satellietkantoren zou eveneens kunnen bijdragen om minder mensen te verplichten tot het dagelijkse traject van de woonplaats naar Brussel” verduidelijkt Jan Mathu, vandaag Directeur stafdiensten bij de Regie der Gebouwen. “De vierkante meter prijs voor kantoorruimte in de provincies is aanzienlijk goedkoper dan in Brussel” argumenteert hij verder. “Indien -10% aan kantooroppervlakte in Brussel zou kunnen bespaard worden, levert dit vele miljoenen besparingen op”.
De innovatiewedstrijd sloot in 2011 af met 120 inzendingen. Hieruit werden 5 projecten geselecteerd voor de finale presentatie in Oostende. ‘Netwerk satellietkantoren’, destijds als ‘Out Of Office’ ingeschreven, won. Het omzetten in de praktijk kostte heel wat geduld en volharding…

Alternatief en complementair voor thuiswerken
De FOD Financiën en Economie dienden zich aan voor de uitrol van een pilootproject. Op verschillende locaties in de provincies werd ruimte vrij gemaakt voor de inrichting van een mini-net van satellietkantoren.
De vraag naar het gebruik ervan was meteen groot, in het bijzonder vanuit medewerkers van de FOD Financiën. Jan Mathu: “Niet weinig mensen geven de voorkeur aan het gebruik van de satellietkantoren boven thuiswerken. Dat kan te maken hebben met het ontbreken van een rustige en aangepaste ruimte thuis, of de behoefte aan ontmoetingen met collega’s”.
Om het project met satellietkantoren grootschaliger te kunnen uitrollen werd op diverse plaatsen aangeklopt, maar er kwam weinig respons. Uiteindelijk toonde de Regie der Gebouwen interesse en bood ook de ideale basis voor een brede uitrol.

Voor alle ambtenaren van de FOD’s
In 2016 maakte Jan Mathu de overstap van de FOD Mobiliteit naar de Regie der Gebouwen. In acht maanden tijd was het ‘Netwerk satellietkantoren’ een feit. Jan Mathu: “Bij de FOD Mobiliteit beschikten we over een tool om na te gaan waar de medewerkers woonachtig waren t.o.v. het kantoor in Brussel. Daaruit bleek dat ruim 80% op minder dan een half uur van de as Oostende – Eupen woont. Verder viel er een cirkelvormige concentratie op, met Mechelen, Leuven, Aalst en Nijvel als belangrijkste woonplaatsen”.
Deze informatie deed beslissen om het satellietkantorennet nadrukkelijk te ontwikkelen rond de spooras Oostende – Eupen.
Een samenwerking met Belnet leverde een kosteloze uitrol van een stabiele Wi-Fi-dekking op in de 15 satellietkantoren en de verbinding met de servers van de deelnemende organisaties. Dankzij ‘Govroam’ (=Government Roaming) kunnen geregistreerde ambtenaren in de satellietkantoren inloggen in het system zonder telkens een nieuw password te moeten gebruiken.
“Ter ondersteuning van het project hebben we een communicatiecampagne opgezet om de meerwaarde van de satellietkantoren aan te tonen” geeft Jan Mathu aan.
Het satellietkantorennet voor alle ambtenaren van de Federale Overheidsdiensten is echter niet alleen uitgebouwd als alternatief voor thuiswerken, het kwam er ook om onnodige verplaatsingen te vermijden. Jan Mathu: “Heel wat ambtenaren moeten regelmatig op locatie deelnemen aan vergaderingen of andere activiteiten. In het verleden was het gebruikelijk dat ze na hun buitenhuisactiviteit terugkeerden naar Brussel en vaak ook vooraf al eens de verplaatsing woonplaats – Brussel maakten. Dat is nu niet langer nodig. Ambtenaren kunnen zowel voor als na hun buitenhuisactiviteit terecht in het dichtst gelegen satellietkantoor om daar gewoon verder te werken”.
Wie gebruik wenst te maken van het satellietkantorennet kan online een werkplek reserveren via een systeem dat al geïmplementeerd was voor het reserveren van vergaderinfrastructuur.
Jan Mathu besluit: “Out Of Office sluit nog heel wat potentieel in om verder te groeien, gesteund door technische mogelijkheden als bv. videoconferencing”.
Eduard Codde
19-10-2017