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Smarter Meeting, le guide des réunions efficaces



Des idées germent, des tâches sont assignées, des résolutions adoptées… Les réunions sont nombreuses au sein des entreprises, mais toutes ne sont pas productives. Elles peuvent être gênantes, ennuyeuses voire même une grande source de perte de temps. Plantronics, société d’ingénierie enracinée dans la technologie audio, s’est penchée sur le sujet dans son guide des réunions efficaces. Voici quelques astuces à mettre en pratique dès le retour des vacances estivales.

Le postulat de départ du guide : bon nombre de réunions sont inefficaces pour un ensemble de collaborateurs. Afin d’améliorer l’efficacité des meetings, la société américaine s’est inspirée de son programme « Smarter Working » qui offre notamment à ses collaborateurs la flexibilité nécessaire à un travail à la fois enrichissant et professionnel qui laisse la place à l’individualité. Sur base de cette philosophie est né le programme « Smarter Meeting », une réflexion sur les éventuelles améliorations à réaliser en matière de communication et de la collaboration avant, pendant et après ces réunions.

8 points à améliorer
Vous avez envie d’arriver à un meilleur rendement et une meilleure communication lors de vos entrevues ? « Smarter Meeting » dispense 8 conseils à mettre en pratique, simples mais qu’il est utile de garder à l’esprit. Le guide prescrit ainsi dans un premier temps de définir un objectif clair pour la réunion, un but à atteindre. Il sera ensuite nécessaire de définir clairement les rôles de chaque participant. Il n’est effectivement pas utile ni rentable pour un intervenant d’être là s’il n’a rien à apporter. En troisième lieu, il s’agira de ne pas s’égarer et de travailler selon l’ordre établi. Écouter, réfléchir mais également contribuer sont à l’ordre du jour pour rester engagé tout au long de la réunion. Enfin, pour une réunion optimale, les objectifs qui ont été définis au préalable doivent être suivis. Notons qu’être à l’heure reste une condition sine qua non au succès d’une réunion. L’ajout de notes, documentations et l’utilisation d’un formulaire d’évaluation de la réunion sont les derniers points qui permettront de renforcer les prochaines entrevues.
Raphael Pèrez
12-07-2016