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HELPSITES : Digitalisez votre Facility Management



Lors du développement de son application de Facility Management « HELPSITES » , NETiKA a poursuivi deux objectifs :
  • travailler « paperless » et
  • rassembler toute information et la communication au sein de l’application.
Grâce à HELPSITES, la gestion des interventions dans vos bâtiments est digitalisée à 100%. La solution vous offre des gains de temps importants et une simplification réelle de votre administration.
L’application est disponible sur desktop, ainsi que sur smartphone (Android), tablette (Android) ou iPad (iOS). HELPSITES est offert en tant que service SaaS, (logiciel disponible sur le web).

Communication facilitée d’un incident
Les occupants ont à leur disposition un portail web « Occupants » leur permettant de renseigner un incident, de le situer et d’y adjoindre des photos et documents. De nombreux clients de NETiKA ont mis le lien vers ce portail sur leur propre site, afin de faciliter la vie des occupants. Les Facility Managers disposent eux d’une application iPad et Android, leur permettant de renseigner des incidents, de les situer sur des plans et photos et d’y adjoindre des documents tels que des fiches techniques, etc. L’ application leur permet également de demander des interventions et de suivre leur déroulement.

Demande d’intervention fluide
HELPSITES vous permet d’affecter facilement une demande d’intervention à un ou plusieurs prestataires (internes ou externes). L’application vous propose le choix des prestataires (favoris, potentiels, contractuels) dédiés au type d’incident et au site concerné.
Le système met à votre disposition l’historique concernant le type de problème, le local, l’équipement, le prestataire et même le préposé. Il ne vous reste qu’à proposer un horaire et votre demande d’intervention partira immédiatement et complétement documentée vers le prestataire choisi. La demande est envoyée par courriel au prestataire et est également visible sur le portail « Prestataires ».

Les atouts de HELPSITES

Incidents et interventions bien documentés
Les plans, les fiches techniques, les photos et commentaires relevés lors de la déclaration d’un incident sont attachés à la demande d’intervention qui pourra être complétée par le gestionnaire. Ainsi, les demandes d’intervention sont documentés de façon très complète.

Historique permanent
L’historique de tous les incidents et interventions relatifs à un équipement, un local ou un type de problème reste disponible, ce qui permet au gestionnaire d’avoir une vue claire sur les incidents récurrents. La visibilité de l’historique des interventions permet au gestionnaire d’être bien documenté lors des discussions avec le prestataire.

Vue d’ensemble efficace
Le tableau de bord offre au gestionnaire une vue d’ensemble en un clin d’œil. Il comprend des voyants permettant de contrôler le respect des plannings et des filtres pratiques pour une gestion active.

Communication fluide
La communication avec les occupants et prestataires est facilitée grâce à des courriels préprogrammés et un système de « chat » en temps réel. Tous ces échanges sont conservés.
Sur le portail web « Prestataires » ces derniers peuvent recevoir, mettre à jour et documenter leurs interventions.
De même, le portail web « Occupants » permet à ces derniers de créer et suivre les incidents qui les concernent.

Gain de temps
Les demandes d’intervention et les échanges se déroulent en quelques clics. Le relevé des incidents et toutes les informations concernées sont à disposition en permanence. Autre atout, les demandeurs et les intervenants participent activement au travail de suivi des incidents.

Maîtrise des coûts
L’application vous permet d’optimiser la gestion des incidents ainsi que le planning de vos équipes internes. De plus, vous disposez instantanément de toutes les informations nécessaires pour le contrôle des factures.

Rapports et analyses
HELPSITES vous permet de constituer des rapports sur mesure reprenant, par exemple, tous les incidents d’un site ou toutes les interventions d’un prestataire. Les incidents et interventions peuvent être extraits et importés dans Excel, ce qui permet des analyses approfondies.

Le groupe NETiKA
Créé en 1989, le groupe NETiKA compte aujourd’hui cinq sociétés actives dans l’édition et l’intégration de logiciels ainsi que la prestation de services informatiques.
Spécialisé dans les logiciels de gestion immobilière, NETiKA est également reconnu pour ses solutions de gestion dédiées aux agences de conseil en Marketing & Communication, de digitalisation des check-lists, de Facility Management et de gestion des flottes de véhicules électriques.
Le Groupe rassemble une centaine de collaborateurs et est directement présent en Belgique, en France et au Vietnam.
Parmi ses clients, NETiKA compte de grands groupes internationaux ainsi que de nombreuses petites et moyennes sociétés.



Contact
NETiKA Business Solutions S.A.
Avenue Zénobe Gramme, 27
B-1300 Waver
Tel: +32 10 832 500
E-mail: she@netika.com
Advertorial News
16-05-2017