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EVS choisit l’agilité comme fer de lance pour l’innovation

Pierre Matelart, Head of HR, EVS
Pierre Matelart, Head of HR, EVS

Soutenu par la direction Pierre Matelart, Head of HR a mené avec persévérance la transformation Agile d’EVS Une transformation nécessaire rigoureusement implémentée chez EVS il y a 4 ans pour faire face à un marché de l’audiovisuel en forte évolution connaissant des changements majeurs tels l’adoption des technologies de diffusion IP, l’intégration d’éléments d’intelligence artificielle et la multiplication des canaux de diffusion de contenus vers les consommateurs.EVS reste très attentif à l’évolution du marché afin de continuer le développement de solutions innovantes correspondantes aux attentes et au besoin de ses clients.

Pierre Matelart fut d’abord responsable de la qualité chez EVS, puis des process et méthodologies. Il était donc naturellement aguerri pour conduire et réussir une transformation Agile. Lors d’un interview captivante, Pierre nous a expliqué les fondamentaux qui ont contribué au succès de l’adoption de ces méthodes d’organisation parmi lesquels figurent, dès le départ, le recrutement en interne d’un coach agile et, dans un second temps, l’accompagnement par un consultant externe spécialisé de la gestion du changement, l’entreprise Nexum.
Dans le cadre de la gestion de projets et développements de produits, pour éviter l’effet tunnel et les retards à la prise de décision, dus à un nombre trop important d’intermédiaires, des équipes pluridisciplinaires ont été constituées. Une organisation matricielle avec un pilote pour chaque équipe remplace une direction verticale et hiérarchique. Chaque équipe est composée de 10 à 12 personnes, majoritairement des développeurs. Pour chaque développement le client est au centre du processus; il est consulté et informé au fur et à mesure. Le développement est itératif et progresse de palier en palier. Les livraisons intermédiaires sont plus rapides et régulières - souvent par périodes de 3 semaines - ce qui permet des retours d’information fréquents et offre une souplesse d’adaptation du projet en cours de développement en fonction de besoins évolutifs.

Organisation horizontale
Plus de division pyramidale des tâches mais des équipes qui agissent de concert sur le développement des parties d’un projet. Cette organisation matricielle implique de définir et décrire clairement les nouveaux rôles au sein de l’équipe dont celui de ‘scrum master’, la personne qui garantira le respect de la méthodologie. Lors de workshops, ces descriptifs de fonction ont été affinés en discutant avec les collaborateurs impliqués dans les développements.
Dans une organisation Agile, solidarité, collaboration et émulation ne sont pas des vains mots. Chaque projet implique de se réunir, de converser, et par-dessus tout de comprendre ce que le client cherche. Pour réussir une telle organisation fortement horizontale non dominée par une hiérarchie. Pierre Matelart souligne la nécessité de définir un cadre clair, une ligne de conduite et des actions constantes afin d’atteindre ses objectifs.

Impact sur l’agencement des espaces de travail
L’équipe - la cellule - prend donc le pas sur l’individu. Un espace dédié est attribué à chaque cellule. Les membres d’une équipe sont rassemblé côte à côte dans un espace où les bureaux sont disposés en U avec au centre une table de réunion haute. Lors de réunions courtes, les collaborateurs se tiennent debout au tour de la table pour partager et échanger de façon très dynamique sur les avancées de chacun dans le développement du projet. Le suivi de l’évolution du projet et des étapes franchies sont facilement visualisables sur des tableaux d’affichages physiques ainsi qu’en digital via des écrans de monitoring.
Les espaces de travail pour les cellules sont disséminés dans de grands open space. Ils sont délimités par des cloisons et armoires de séparation sur une hauteur de +-1,70 m. Les échanges et discussions informelles étant très nombreuses, un bonne acoustique des lieux est indispensable pour un bon vivre ensemble. Avec les équipements high-tech des développeurs installés dans ces espaces de travail il n’est pas question de nomadisme, de partages de bureaux ni de politique de ‘clean desk’.
Donc pas de déplacements dans d’autres espaces en fonction de la nature de la tâche à effectuer. Une exception: l’utilisation de salles de réunion bien équipées pour de la visioconférence. Pour des développements de produits et solutions le partage des connaissances et expertise techniques doit être organisée et facilitée lorsque les développeurs sont dans des lieux géographiques éloignés, ou lorsque certains télé-travaillent (ce qui est autorisé depuis peu par EVS; à concurrence d’un jour par semaine).
En cas de mobilité interne ce n’est donc pas un individu mais tous les membres d’une équipe qui bougent de concert.

Un cadre de travail stimulant
Jusqu’en 2015, les collaborateurs d’EVS étaient répartis à Liège dans six bâtiments différents. Le rassemblement de tous dans un nouveau siège social bâti sur mesure a permis de repenser l’organisation des espaces et de rassembler tous les départements sous un même toit. L’architecture intérieure du bâtiment favorise la transparence. Un escalier reliant les cinq niveaux du bâtiment trône en son centre. Partout de la lumière, mais sans surchauffe grâce à un système ingénieux de climatisation. Ces lieux sont ainsi agencés pour favoriser les contacts et interactions informelles.
Au dernier étage, un espace de restauration lumineux se prolonge à l’extérieur par une magnifique terrasse avec vue dégagée sur les espaces verts du Sart Tilman. Au rez-de-chaussée, vestiaires et douches permettent de faire un jogging dans les bois avoisinants pendant les temps de pause ou par exemple de venir au travail en vélo. Une ‘nap room’ permet des moments de détente et de relaxation.
Dans le secteur ICT où il y a une réelle rareté de développeurs disponibles, particulièrement à Liège et dans ses environs, ce cadre de travail agréable et stimulant est important pour recruter de nouveaux talents et les fidéliser à l’entreprise.

Clés du succès
Pierre Matelart met en exergue trois composantes importantes qui ont supporté l’application des méthodes agile chez EVS. Primo, la transparence et l’ouverture des espaces du bâtiment qui améliore et favorise les interactions entre les personnes. Secundo, l’organisation spatiale spécifique des cellules agile. Tertio, une communication claire à l’aide de tableaux d’affichage qui permettent en un instant à n’importe qui de visualiser l’état d’avancement d’un projet et les points d’attention par rapport aux objectifs fixés. Avec l’adoption de méthodes dites Agile pour l’organisation du travail, l’agencement des lieux est donc bien spécifique, et à l’opposé de certains concepts actuels d’aménagement (‘activity based workplace’, clean desk, bureaux partagés,..). Cela ne concerne-t-il qu’une petite partie des espaces de travail ? Certainement pas. Les 30 000m² du quartier général est occupé de moitié par des développeurs. Ce nouvel immeuble reste un lieu de production intellectuelle et physique qu’il a fallu agencer avec réflexion et précision.
De plus la flexibilité et efficacité de cette organisation très horizontale tend à s’étendre à d’autres départements et à l’ensemble de l’entreprise pour donner de la cohérence à la transformation Agile initiée par le département de développement de produits et solutions.

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EVS, une ‘success story’ made in Wallonia
Fondée en 1996, EVS a connu un succès retentissant dans des développements technologiques permettant la diffusion de vidéos en direct d’évènements principalement sportifs et culturels. 25 ans plus tard la société jouit d’une renommée mondiale. Elle emploie 500 personnes dont 350 dans son quartier général implanté à Liège où la société à ses racines. EVS compte cinq centres de développement répartis entre la Belgique, l’Allemagne et la France. Ses produits et solutions sont aujourd’hui commercialisés dans plus de 100 pays.

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Didier Van Den Eynde
17-09-2019