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ROI de l’aménagement des espaces de travail



Beaucoup d’entreprises revoient en profondeur l’organisation et agencement des espaces de travail en partant d’un double constat. Les bureaux et postes de travail sont inoccupés une grande partie de la semaine si l’on prend en compte les personnes en réunion, en déplacement, en congé, en maladie, ou encore en télétravail. Une moyenne de 30 % est le taux d’inoccupation des bureaux communément rencontré dans des entreprises de services. Ce taux sera par exemple plus élevé dans le département commercial - les représentants et délégués étant sur la route - ou nettement moins élevés dans les services de comptabilité où la mobilité est très réduite. La recherche d’efficience dans l’utilisation des m2 de bureau incite tant les grandes entreprises que les administrations publiques à migrer d’un agencement où chacun à son propre poste de travail vers un agencement de bureaux partagés, en ne prévoyant souvent que seulement 7 postes de travail pour 10 FTE.

« Activity based working »
Parallèlement à cette réduction et partage du nombre de postes de travail, l’agencement des lieux prévoit en complément des postes de travail en « open spaces », des espaces diversifiés à utiliser en fonction de certaines tâches : salles de réunions, bureaux fermés individuels pour des travaux de concentration, coffee corner & breakout zones pour des rencontres informelles, espaces bibliothèque où doit régner un silence absolu, etc…

Pionnier
En misant aussi sur une augmentation du télétravail pour leurs collaborateurs, lors de l’emménagement d’AXA dans leur nouveau quartier général à Bruxelles, ce ne sont que 1.560 postes de travail pour 2.600 travailleurs qui ont été installés, soit un ratio de 60 % par rapport au nombre total de collaborateurs. Pari osé qui nécessite un monitoring permanent. AXA a pour cela eu recours à l’installation d’un capteur au-dessus de chaque poste de travail. Ce capteur indique en temps réel l’occupation ou non du poste de travail, salle de réunion et cockpit (espace de concentration individuel). Via une app sur smartphone, le collaborateur peut donc à tout moment identifier les espaces de travail disponibles.

Objectiver les avis subjectifs
La réduction des postes de travail génère des économies importantes: réduction importante du nombre de m2, et donc du loyer mais aussi des facilities associées (nettoyage, éclairage, chauffage / ventilation ...). Le nouvel aménagement, équipement et décoration des espaces de travail représente un investissement important. Un ROI sera bien sûr calculé en terme financier mais quand est-il du ROI en matière de productivité et bien-être des collaborateurs. Ces espaces permettent-ils aux employés de travailler efficacement ? De collaborer pour des projets de groupes ? De prendre une pause et temps de repos ? De rencontrer des clients dans un cadre où les valeurs et marques de l’entreprise sont mises en valeur? De se restaurer qualitativement, facilement et dans un cadre agréable ?. Autant d’avis qui seront subjectifs, fonction des attentes et sensibilité de chaque collaborateur.

Leesman index
La société Leesman a développé un logiciel qui permet mesurer de façon plus objective et quantitative l’expérience et performances des espaces de travail par, et pour, les collaborateurs d’une entreprise dans un bâtiment. Une partie représentative des collaborateurs de l’entreprise (20 % à 30 % pour une entreprise de grande taille) est invitée à donner leur avis via un questionnaire en ligne. 10 minutes sont nécessaires pour compléter le questionnaire.

Leesman utilise trois grilles d’analyse des données pour répondre à ces questions :
  1. Faire > les lieux permettent-ils aux collaborateurs d’être productifs ?
  2. Voir > les espaces de travail donnent-ils une image positive et dynamique de l’entreprise ? Contribuent-ils à la durabilité, responsabilité sociétale et environnementale de l’entreprise ?
  3. Ressentir > les collaborateurs sont-ils fiers de ces espaces pour accueillir des visiteurs ? Ces espaces renforcent-t-ils la cohésion et culture d’entreprise ?
Le traitement et compilation de l’ensemble des questionnaires permettent d’attribuer à l’expérience des espaces de travail d’un même bâtiment un score global, l’index Leesman (Lmi / 0 à 100).

Benchmark
Le même questionnaire est utilisé dans près de 90 pays où Leesman a développé ses activités. Depuis la création de l’entreprise en 2010, Leesman a compilé une gigantesque base de données : plus de 400.000 personnes de 460 entreprises et organisations ont complété le questionnaire. L’accès à cette gigantesque base de données est libre pour les entreprises ayant effectué un audit de l’expérience de leurs espaces de travail par Leesman.
Chaque entreprise peut comparer les résultats de l’audit, critère par critère, avec ceux d’autres entreprises. Le score d’un bâtiment – le Leesman index – permet alors d’évaluer l’expérience des espaces de travail monitorés de façon globale par rapport aux autres bâtiments.
En Belgique, les premières entreprises à utiliser ce type d’audit et référentiel sont les entreprises Johnson & Johnson, ISS, le gouvernement Flamand ainsi que plus récemment Proximus.

Le ROI d’investissement dans le design et la construction d’espaces de travail à l’image de l’entreprise peut donc être mesuré tant financièrement que qualitativement en terme de productivité des collaborateurs de l’entreprise mais aussi de leur ressenti et expérience de ces lieux.

Dans le secteur tertiaire le premier coût étant les salaires des collaborateurs de l’entreprise, c’est donc naturellement vers eux, et pour eux, qu’une part importante des investissements devrait être réalisée.
Didier Van Den Eynde
27-09-2018


 Téléchargez l'étude Leesman ' The Workplace Experience Revolution' (EN) | Contact : Gideon.vanderburg@Leesmanindex.com