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ISO41001, normer le FM pour mieux performer



Avant l’été, le bureau international de normalisation annonçait la finalisation du standard ISO41001 définissant normes, procédures et lignes directrices pour optimiser la gestion facilitaire. Il ne s’agit pas de normes techniques mais bien d’une approche systémique de la gestion.
En 2015, la norme européenne EN15221 était achevée. L’ISO41001 s’en est inspirée pour certains principes, mais la nouvelle norme ISO est applicable dans le monde entier. Des groupes de travail de 27 pays ont participé à son élaboration. Une grand-messe nécessaire car pour être utile, et utilisée, la définition et création d’une norme doit venir du terrain, du vécu, de professionnels représentatifs du métier.

Pourquoi ?
Depuis la publication de la norme ISO41001, différentes tables-rondes ont été organisées en Belgique pour expliquer l’approche, les avantages de la standardisation des procédures à l’aide de cette norme, et l’opportunité d’une certification ISO41001. Lors de la table-ronde qui s’est tenue début octobre au Bureau Belge de Normalisation (NBN), Jos Duchamps - Managing Director de PROCOS GROUP et participant très engagé dans la définition de standards FM, tant nationaux qu’internationaux - a expliqué les fondements de la norme ISO41001.
En préambule il est parti d’un constat : les normes ne sont pas un sujet très ‘sexy’ et attractif, en témoigne le peu de participants à cette table-ronde. Et pourtant, tout qui un jour a tenté de comparer les processus d’achats et de gestion de plusieurs sites d’exploitation d’une même entreprise; de plusieurs filiales d’un même groupe se sera probablement arraché les cheveux si une approche et des procédures communes n’ont pas été adoptées.

Comparer, évaluer et guider sont exactement le crédo et raison d’être de toute norme de management. Améliorer la transparence des processus d’achats, performer mieux dans un marché global, gagner en d’efficience pour la gestion facilitaire, mieux mesurer les résultats délivrés, mieux communiquer entre, et vers, les parties prenantes – les ‘stakeholders’ -dans la gestion ou son évaluation ….autant de raisons et objectifs pour normaliser.

ISO 41000 en quatre volets

La norme 41000 comprend de 4 parties distinctes :
  • 41001 : standard de système de management FM (FMMS) composé par sept éléments.
  • 41011 : vocabulaire et terminologie utilisés en Facility Management
  • 41012 : directives et processus pour les achats, approvisionnements et contrats
  • 41013 : définition des domaines d’application du FM, et des procédures pour augmenter l’efficience de la gestion
Définition du FM
L’abc de cette norme fut de définir d’abord clairement ce qu’est le Facility Management et qu’elle est son périmètre d’activité. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’au niveau international cette définition peut diverger fortement. Ainsi en France le terme Facility Management est encore peu usité, beaucoup le substitueront par Gestion des Services Généraux et Direction immobilière.
Voici la définition retenue par les concepteurs de la norme ISO41001. Nous vous la livrons tel quelle -de préférence en anglais - pour préserver toute son essence : « Facility Management = organizational function which integrates people, place and process within the build environment with the purpose of improving the quality of life and the productivity of the core business »

Du bon usage à la certification
Au-delà de l’usage de la norme pour standardiser les procédures de gestion, pour certaines entreprises et organisations publiques la question se posera de faire certifier par un audit externe ce bon usage des standards afin de communiquer cela au publics en utilisant le logo ISOxxx dans leur communication corporate. Pour des entreprises commerciales, cette démarche est souvent une approche marketing pour communiquer sur la qualité de leur gestion. Les cas les plus fréquents sont l’ISO 9001 relatif à la gestion de la qualité et l’ISO50001 pour la gestion énergétique. En ce qui concerne les administrations publiques, la certification et la communication à ce propos peut contribuer à combler l’image d’une relative inefficacité de gestion qui entache encore certaines administrations publiques, mais aussi de transparence par rapport à la gestion des deniers publics.

(In)formation
C’est un exercice très ardu d’expliquer ces normes tout en étant succinct dans un brève comme celle-ci. Aussi pour tout lecteur intéressé je réfère aux séances d’(in)formations actuellement organisées par l’IFMA, la fédération professionnelle du Facility Management (www.Ifma.be), ainsi qu’au Bureau Belge de Normalisation (www.nbn.be) et ISO (www.iso.org) auprès desquels le descriptif détaillé de la norme peut être acheté.

Les 7 composantes du Facility Management – Management System (FMMS) telles que publiées (en anglais) par les concepteurs de la norme 41001
  • context of the organization: understanding and determining the appropriate FM system
  • leadership: understanding organizational roles, responsibilities, policies and authorities
  • planning: understanding risks, strategic objectives and current policies
  • support: understanding available versus required resources in the form of financial, human and technology
  • operations: delivering integrated FM services
  • performance evaluation: benchmarking standards, monitoring and meeting target requirements
  • improvement : reviewing benchmarked standards, identifying and implementing process improvement initiatives
Didier Van Den Eynde
16-10-2018


 Introduction et descriptif détaillé de la norme ISO41001 (en anglais)