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Travailler plus efficacement avec moins de stress



Aujourd’hui bien intégré par les fonctionnaires des Services Publics Fédéraux, le « réseau de bureaux satellites » s’est développé à partir d’un concours d’innovation initié en 2011 au sein des SPF. Tous les fonctionnaires ont été incités à présenter des propositions de projets qui augmenteraient le fonctionnement efficace des autorités.
Jan Mathu, à l’époque Facility Manager au sein du SPF Mobilité, a relevé le défi. « Le télétravail commençait à se développer, mais l’utilisation de bureaux satellites pouvait aussi contribuer à assouplir l’obligation d’effectuer le trajet quotidien entre le domicile et Bruxelles », explique Jan Mathu, aujourd’hui Directeur des services d’encadrement de la Régie des Bâtiments. « Le prix au mètre carré pour un espace de bureau en province est moins élevé qu’à Bruxelles », argumente-t-il. « Si l’on pouvait réduire de 10 % la superficie de bureau à Bruxelles, cela entraînerait une économie de plusieurs millions. » Le concours d’innovation s’est achevé en 2011 avec 120 dossiers. Parmi ceux-ci, 5 projets ont été sélectionnés pour la présentation finale à Ostende. C’est le projet « Réseau de bureaux satellites », à l’époque présenté sous l’intitulé « Out of Office », qui l’a emporté. La mise en pratique a demandé beaucoup de patience et de persévérance…

Alternatif et complémentaire au télétravail
Les SPF Finances et Économie se sont proposés pour le déploiement d’un projet pilote. Dans différents lieux de province, des espaces ont été libérés pour l’aménagement d’un mini-réseau de bureaux satellites.
Ces bureaux ont d’emblée fait l’objet d’une forte importante, en particulier de la part des collaborateurs du SPF Finances. Jan Mathu : « Pas mal de gens privilégient l’utilisation de bureaux satellites à celle du télétravail. Ceci peut s’expliquer par le manque d’espaces calmes et adaptés à la maison, ou par le besoin de rencontrer des collègues. »
Pour pouvoir déployer le projet de bureaux satellites à une échelle plus importante, les instigateurs ont frappé à plusieurs portes, mais sans vraiment obtenir de réponse. Finalement, la Régie des Bâtiments a montré de l’intérêt et constituait aussi la base idéale pour un large déploiement.

Pour tous les fonctionnaires des SPF
En 2016, Jan Mathu est passé du SPF Mobilité à la Régie des Bâtiments. En huit mois, le réseau de bureaux satellites est devenu réalité.
Jan Mathu : « Au SPF Mobilité, nous disposions d’un outil pour vérifier où les collaborateurs étaient domiciliés par rapport au bureau de Bruxelles. Il est apparu que plus de 80 % d’entre eux habitaient à moins d’une demi-heure de l’axe Ostende – Eupen. Par ailleurs, la recherche a révélé une concentration circulaire avec Malines, Louvain, Alost et Nivelles comme principales zones d’habitation. »
Cette information a entraîné la décision de développer le réseau de bureaux satellites autour de l’axe ferroviaire Ostende-Eupen.
Une collaboration avec Belnet a permis le déploiement sans frais d’une couverture Wi-Fi dans les 15 bureaux satellites et la connexion avec les serveurs des organisations participantes. Grâce à « Govroam » (=Government Roaming), des fonctionnaires inscrits dans les bureaux satellites peuvent se connecter au système sans devoir à chaque fois utiliser un nouveau mot de passe.
« Pour soutenir le projet, nous avons mis sur pied une campagne de communication montrant la plus-value des bureaux satellites », indique Jan Mathu.
Le réseau de bureaux satellites pour tous les fonctionnaires des Services Publics Fédéraux n’est toutefois pas seulement conçu comme une alternative au télétravail, il est également censé éviter les déplacements inutiles. Jan Mathu : « De nombreux fonctionnaires doivent régulièrement participer sur place à des réunions ou d’autres activités. Par le passé, il était habituel qu’ils reviennent à Bruxelles après leurs activités extérieures et souvent ils avaient déjà fait un premier déplacement domicile-Bruxelles. Ce n’est aujourd’hui plus nécessaire. Les fonctionnaires peuvent se rendre aussi bien avant qu’après leurs activités extérieures dans le bureau satellite le plus proche pour continuer à travailler. »
Celui qui souhaite utiliser le réseau de bureaux satellites peut réserver un poste de travail en ligne via un système qui avait déjà été implémenté pour la réservation des salles de réunion. Jan Mathu conclut : « Out of Office possède encore un fort potentiel de croissance, soutenu par des possibilités techniques comme par exemple la vidéoconférence. »
Eduard Codde
19-10-2017