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Outsourcing Printing | Rationalisation de l’impression : l’ONSSAPL divise ses coûts par deux

L’externalisation des services d’impression liée une rationalisation du parc d’imprimantes a permis d’optimiser la consommation et à généré des économies substantielles. A gauche Luc Duyck, responsable de la production et de l’infrastructure ICT à l’ ONSSAPL, à droite Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium
Repenser complètement son système de gestion d’impression. C’est le défi que s’est assigné l’ONSSAPL (Office national de sécurité sociale des administrations provinciales et locales) pour réduire ses coûts d’impression et la consommation énergétique qui en découle. Au terme de la rationalisation du parc, la charge financière de l’impression a été réduite de 49,2%.

L’ONSSAPL s’articule en quatre implantations : le siège principal situé à Bruxelles et les trois filiales de Gand, Mons et Liège qui emploient près de 390 personnes. La mission était de remplacer un parc relativement vétuste (la plupart des imprimantes avaient plus de trois ans) par une plate-forme de services d’impression gérés, facturés selon le principe du coût par page (pay per page). L’approche de l’ONSSAPL a consisté à charger le constructeur Ricoh de réaliser un rapport d’audit chiffré permettant d’identifier au plus près la situation du parc. Et ensuite d’établir le montant des économies que rendraient possible la rationalisation et la centralisation du parc. Du côté de l’ONSSAPL, la direction du projet a été assumée par Luc Duyck, responsable de la production et de l’infrastructure ICT.

« Le but de l’étude était de disposer d’une vue d’ensemble du parc », explique Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium. Car, comme dans de nombreuses entreprises, la composition exacte du parc composé de MFP (multifonctions), copieurs, imprimantes et fax était largement méconnue. « L’étude devait déboucher sur un projet de politique d’impression sur mesure, prenant en compte le calcul du TCO (Total Cost of Ownership) et du rapport écologique ». Premier obstacle : le logiciel «Sniffer» (KPAX Discover) qui permet d’identifier les compteurs de pages des machines en réseau ne peut, par définition, tenir compte des imprimantes non connectées. Une visite des bureaux a donc été rendue nécessaire pour localiser toutes les machines isolées, apprécier les distances à parcourir par les utilisateurs, les fonctions requises (A3, couleur, …) et la charge d’impression. Le calcul a été opéré à deux reprises à un mois d’intervalle pour connaître le volume réel d’impression et la répartition de charge entre les différentes technologies.
« Pour disposer d’une estimation aussi proche que possible de la réalité », explique Eric Gryson, nous avons interviewé tous les managers et discuté avec les utilisateurs-clé. C’est au terme de cette étude que nous avons proposé un plan d’optimisation ». Une difficulté supplémentaire de l’exercice était la proximité du déménagement des bureaux bruxellois qui a nécessité, pour le siège central, de travailler sur plan.


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29/04/2013
ICT et Télécom - Office Management - Facility Management
 


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