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Workplace management | Chassé-croisé chez IBA

IBA (Ion Beam Applications), à l’origine une modeste spin-off de l’UCL, connaît actuellement une phase de croissance forte et continue. Dans une telle entreprise, le Facility Manager a beaucoup à faire pour rencontrer des besoins sans cesse en évolution. Cet été, différents services d’IBA ont migré en plusieurs phases. Un move management croisé, réussi grâce à l’intervention du partenaire Mozer.

« C’est pratiquement tous les deux ans que nous déménageons, explique avec un sourire Éric Kinart, Facility & Maintenance Coordinator d’IBA, tant la société grandit. Cet été, nous avons connu 3 phases de “move” au sein de trois de nos bâtiments de Louvain-la-Neuve : fin juillet, le personnel du site “Einstein” a été transféré dans un bâtiment neuf, “Baudouin”. À la mi-août, une partie du personnel de “Lenoir” a investi “Einstein”. Début septembre, nous avons réorganisé “Lenoir” où sont restées 120 personnes. En tout, les mouvements concernent 400 personnes. La 4e implantation, “Fleming”, contient tout notre stock, sur 1.000 m2, une surface devenue insuffisante. En octobre, tout ce stock et 40 personnes déménageront également pour la rue du Bosquet, dans un entrepôt de 1.500 m2. »

Une culture du papier
« Chez IBA, les gens sont habitués de déménager, nous assure le Facility manager. Le plus gros défi est que les personnes préparent leurs caisses à temps, les marquent selon le système de repérage demandé et… s’en tiennent au maximum autorisé de 8 boîtes par personne ! Car notre entreprise n’a pas encore suffisamment intégré une culture de dématérialisation des documents. Et pourtant nous avons mis du matériel de scanning performant à disposition, mais cela prend du temps. »
Il s’agit donc pour l’instant seulement de déménagements de caisses et de PC. Car pour simplifier les opérations, IBA a décidé de laisser à chaque fois le mobilier sur place. En attendant… car parallèlement à cette réorganisation interne, l’entreprise a lancé un projet de nouveau bâtiment de 10.000 m2 où regrouper tout le personnel (actuel et à engager) en 2014.

Importance des partenaires
« C’est AOS qui nous conseille pour l’organisation de la future implantation et pour la planification des réaménagements des sites “Einstein” et “Lenoir”, explique Éric Kinart. Et pour le déménagement, nous faisons appel à Mozer, comme d’habitude. Lors du premier déménagement, suite à un appel d’offres, j’ai choisi ce prestataire par ce qu’il avait une capacité technique et humaine suffisante pour notre chantier, mais il restait une part d’inconnue dans ce choix. Mais comme ça s’est passé très bien passé, nous travaillons à présent d’office avec Mozer. Il y a 3 ans, nous avons mobilisé l’ensemble de cette entreprise, avec 22 camions et quasiment tout le personnel pour un super-déménagement où nous avions inversé le contenu de deux bâtiments : meubles, caisses et salariés ! Le tout en deux jours et demi. »


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07/11/2011
Déménagement, Entreposage et Logistique
 


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