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Fleet Lessons 13 : Gestion de sinistres



13: Gestion de sinistres


Guérir à défaut de prévenir

1 : La déclaration d'accident
2 : A qui confier les réparations ?
3 : L'utilité d'une car policy
4 : Assistance logicielle
5 : Sanctionner ou récompenser ?
6 : Statistiques

Alors qu'un accident est si vite arrivé, ses conséquences peuvent parfois s'éterniser. Entraînant bien des soucis et tracas administratifs. Des désagréments dont un gestionnaire de flotte se passerait volontiers. Voilà le pourquoi de cette Leçon 13. Pour une fois, ce chiffre pourrait vous porter bonheur en vous indiquant comment réagir après un accident pour en être quitte rapidement et à bon compte. En espérant que les dommages ne consistent qu'en quelques tôles froissées pour que votre collaborateur soit rapidement remis en selle.

Une flotte acquise sur fonds propres fait du fleet-owner le propriétaire des véhicules. Ce n'est évidemment pas en leasing opérationnel : la société de leasing reste propriétaire des voitures, l'utilisateur n'en est que le locataire pour une période déterminée. Pourtant, ces deux types de gestionnaires ont tout intérêt à bénéficier d'un traitement rapide et correct des sinistres dont sont victimes leurs véhicules. Non seulement pour assurer la continuité des activités de leur entreprise, mais aussi pour la valeur résiduelle des voitures. Les deux facteurs sont étroitement associés par le "cost of ownership" et par la qualité du service obtenu. Autrement dit : tous les soucis et les frais que parvient à éviter le fleet-owner. Nous verrons dans cette leçon l'importance de l'efficience et de l'uniformité au sein d'une gestion de flotte. Et cela ne se limite malheureusement pas à l'enrôlement des véhicules. N'oubliez pas que vos conducteurs peuvent, eux aussi, commettre des erreurs...


Stefan Vanluyten
Merci à Ubench, CTG


1 : La déclaration d'accident Back to TOP
Sacré formulaire bleu. Tout le monde sait qu'il faut le remplir après un accident, mais combien de personnes sont capables de le faire correctement ? Votre personnel sait-il précisément quelles informations doivent figurer et à quel endroit ? Est-il conscient des conséquences d'un formulaire mal rempli? Sachez qu'une déclaration d'accident qui ne répond pas aux prescriptions amène parfois la société de leasing à répercuter les frais sur son client, le gestionnaire de flotte. Vous, en l'occurrence ! Il est donc vivement conseillé d'anticiper et corriger l'une des grandes lacunes constatées en pratique en apprenant à vos conducteurs comment remplir correctement la déclaration d'accident, éventuellement en remplissant une partie des champs à l'avance. N'oubliez jamais de joindre un PV à la déclaration en cas de vol et une attestation d'accident de travail en cas de sinistre avec dommages corporels. Ne négligez donc pas l'importance de la première phase de l'information et de la réalisation du dossier.


2 : A qui confier les réparations ? Back to TOP
Déclarer le sinistre a pour effet d'activer un bataillon de services. Si la voiture est encore en mesure de circuler, vous ferez certainement un appel à un réparateur. Les sociétés de leasing ont dressé une liste en se basant sur les coûts de réparation, l'emplacement du garage, la qualité et le temps. Les deux premiers facteurs vont de soi, tout comme la qualité de la réparation parce qu'elle influence la valeur résiduelle des véhicules et les délais parce que la durée de la réparation influence directement le bon fonctionnement de votre entreprise. Il est préférable de demander à l'avance à tous vos collaborateurs dans quel délai chacun d'entre eux a besoin d'une voiture de remplacement après l'immobilisation éventuelle de leur véhicule habituel. Certains en auront peut-être besoin dans l'heure, mais d'autres pourront s'en passer trois ou quatre jours sans problèmes. Déterminez donc au préalable les fonctions dont la mobilité est priorité pour la société. Après le sinistre, le réparateur remet à l'expert un devis pour pièces détachées et main-d'œuvre. Sur base des photos prises après l'accident, il donne son accord ou fait appel à un "field expert" qui examine le véhicule sur place. Être tenu au courant de l'évolution de la phase de réparation permet de savoir quand le conducteur pourra récupérer sa voiture.


3 : L'utilité d'une car policy Back to TOP
Si vous gérez un parc automobile avec différentes polices d'assurances (par exemple parce que vous travaillez avec plusieurs sociétés de leasing), vous devrez également tenir compte des différences de traitement. Moins dans le domaine du service que celui des finances. C'est un inconvénient sérieux pour l'uniformité de la gestion de votre flotte, mais il peut être compensé via la car policy. Si le vol n'est pas couvert par une police donnée, vous pouvez stipuler dans la car policy du ou des véhicules concernés (donc pour chacun de leurs conducteurs) que la facturation sera répercutée au besoin vers l'utilisateur du véhicule. Cette opération n'a d'autre objectif que de rester aussi conséquent que possible envers vos collaborateurs, sans vous imposer des frais trop élevés. Il ne s'agirait pas de forcer le conducteur A à débourser davantage que son collègue B, tout simplement parce que la compagnie de leasing propriétaire de sa voiture prévoit une franchise supérieure. Chaque société de leasing et d'assurances a également sa propre méthode de reporting. Voilà qui nuit à la transparence si vous gérez plusieurs centaines de véhicules.


4 : Assistance logicielle Back to TOP
A l'instar des logiciels censés faciliter la gestion quotidienne d'une flotte, des softwares ont été mis au point pour organiser de façon efficiente la gestion des sinistres. Prenons l'exemple de "Ubclaims", un produit élaboré par Ubench: une plate-forme qui, via un workflow manager, intègre tous les services impliqués dans un accident. Le but de logiciels de ce genre est d'amener toutes les parties à communiquer de façon proactive les unes envers les autres. Tout l'art réside à coordonner les systèmes back-office pour qu'ils se "comprennent". Cela évite par exemple l'impression et l'envoi d'un fichier électronique par fax pour à nouveau être introduit dans un autre système informatique. Suivez les développements du marché, ils peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'argent. Même lorsque votre flotte a atteint un seuil stable, il est utile d'évaluer le bénéfice d'un investissement de ce genre. Les logiciels automatisés permettent en effet de réduire considérablement le temps de travail nécessaire. Et le temps, c'est de l'argent.


5 : Sanctionner ou récompenser ? Back to TOP
Un aspect sensible de la gestion du personnel est celui du choix entre la récompense et la sanction. Il faut en effet tenir compte du principe d'équité. Toutefois, personne ne se plaindra si pour inciter les conducteurs à utiliser leur véhicule avec réserve et discernement, vous leur attribuez un bonus sous la forme d'une voiture de niveau supérieur ou mieux dotée en options. Les dépenses supplémentaires stimulent l'utilisateur à faire preuve de prudence pour éviter l'accrochage. Dans le cas d'un premier sinistre, la facture n'est quasiment jamais présentée à l'utilisateur. Ce n'est pas non plus le cas lorsque les dommages restent en dessous d'un certain montant (une centaine d'euros par exemple). Les seuls à devoir délier les cordons de la bourse sont les champions de la tôle froissée.


6 : Statistiques Back to TOP
Vous conservez naturellement toutes les données par voiture et par conducteur. Ces statistiques vous éclairent sur la gestion de votre flotte. Les scores-cards donnent un aperçu du "cost of ownership", tant pour le conducteur, la marque et le type de voiture que la compagnie d'assurances ou de leasing. Afin d'ajuster les paramètres où nécessaire, il est également utile de comparer ces résultats avec ceux de collègues et de parcs routiers semblables.




02/09/2004
Fleet Management
 



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